住民票とは？日本での取り方と記載事項の選び方
外国人住民向けに、住民票の写しを区役所の窓口やコンビニで取る方法、世帯一部と世帯全員の違い、続柄・国籍・在留情報・マイナンバーの記載の選び方を整理しました。
住民票は、住所を登録している市・区・町・村の住民基本台帳に基づいて交付される、居住関係を証明する書類です。
賃貸契約、就職、保険、銀行、運転免許、学校、家族に関する手続きなどで求められることが多い書類ですが、提出先によって必要な記載事項は異なります。続柄が入っていない、必要ないのにマイナンバーが記載されている——そうした取り違えがあると、取り直しになることがあります。
短い答え： 住民票の写しは、お住まいの自治体の窓口で請求できます。マイナンバーカードがあり、暗証番号がわかっていて、その自治体がサービスに参加していれば、コンビニのマルチコピー機で取得できることが一般的です。取りに行く前に、提出先へ「世帯一部か世帯全員か」「どの項目を載せるか」を必ず確認してください。
住民票と在留カードはどう違いますか？
在留カードは、在留管理制度の対象となる方に交付される書類で、在留資格・在留期間・住居地などが記載されています。
一方、住民票は自治体の住民基本台帳から交付される証明書です。請求のしかたによって、世帯の情報、世帯主との続柄、外国人住民向けの項目などを表示できます。
両者は関連していますが、完全に置き換えられるものではありません。提出先によっては、在留カードと住民票の両方を求められることもあります。
外国人住民にも住民票はありますか？
住民基本台帳の対象となり、自治体で住所の届出を済ませた外国人住民は、住民票に記載されます。中長期在留者が引っ越しをした場合、出入国在留管理庁は、新しい住居地に移転した日から14日以内に自治体へ届け出るよう案内しています。在留カードを持参して自治体の窓口で転入届や転居届を行うことも、住居地の届出として取り扱われます。出入国在留管理庁
引っ越したばかりで転入届や転居届がまだ済んでいない場合、住民票に新住所が自動的に反映されるわけではありません。先に住民登録の手続きを終えてください。
住民票にはどのような情報が載りますか？
請求のしかたによって、次のような項目を記載できます。
氏名
生年月日
登録上の性別
住所
その住所に住民となった日
世帯主と、世帯主との続柄
外国人住民に関する国籍・地域や在留に関する情報
正当な請求理由がある場合のマイナンバー
該当する場合の住民票コード
すべてが標準で印字されるわけではありません。たとえば江戸川区の案内では、続柄、国籍、在留に関する情報、住民票コード、マイナンバーを記載するかどうかを請求者が指定します。同区は、マイナンバー入りの住民票は利用目的が適切な場合に限って請求し、提出先に確認するよう注意を促しています。江戸川区
世帯一部と世帯全員、どちらを取りますか？
請求の際は、通常このどちらかを選びます。
世帯一部：同じ世帯のうち、一人または一部の方だけを記載したもの。
世帯全員：同じ世帯の全員を記載したもの。
勤務先が住所の確認だけを求めているのであれば、世帯一部で足りることがあります。配偶者や子どもの手続きをする場合、あるいは世帯内の関係を証明する場合は、世帯全員かつ世帯主との続柄の記載を求められることがあります。
自己判断は避けてください。提出先に次の4点を確認しましょう。
世帯一部と世帯全員のどちらが必要ですか。
世帯主との続柄の記載は必要ですか。
国籍や在留資格に関する情報は必要ですか。
マイナンバーの記載は必要ですか。
マイナンバーは住民票に記載すべきですか？
提出先が明確に必要と示していて、かつ利用目的が適切な場合にだけ記載してください。マイナンバーは取り扱いに注意が必要な情報であり、賃貸契約や一般的な書類のすべてに載せてよい項目ではありません。
住所・氏名・家族関係の確認だけが目的であれば、マイナンバーなしの住民票で足りるかどうかを先に尋ねてください。必要のない相手にマイナンバー入りの書類を渡すと、情報が漏れるリスクが高まります。
なお、デジタル庁の案内によると、コンビニ交付で取得できる証明書には住民票コードは記載されません。取得できる証明書の種類や記載内容は自治体によって異なります。デジタル庁
方法1：区役所・市役所の窓口で取る
次のような場合は、窓口が向いています。
マイナンバーカードを持っていない。
暗証番号を忘れた、またはロックされている。
コンビニ交付に対応していない種類の証明書が必要。
記載事項について職員に相談したい。
委任状を使って本人以外が請求する。
一般的に必要になるものは次のとおりです。
本人確認書類
窓口で記入する請求書
自治体所定の交付手数料
本人請求や同一世帯からの請求に当たらない場合の委任状
取扱いのルール、手数料、受付窓口は自治体ごとに異なります。出向く前に、住民登録をしている自治体の公式サイトを確認してください。
窓口で使える言い方
住民票を一通取りたいです。 （必要な通数を伝えるときの言い方です。）
世帯全員で、続柄を載せてください。 （世帯全員分と、世帯主との続柄の記載を求めるときの言い方です。）
マイナンバーは載せないでください。 （マイナンバーを記載しないよう伝えるときの言い方です。）
外国人住民の在留情報が必要です。 （外国人住民向けの在留に関する項目を求めるときの言い方です。）
方法2：コンビニ交付で取る
デジタル庁によると、コンビニ交付サービスでは、マイナンバーカードをマルチコピー機で使って自治体が発行する各種証明書を取得できます。原則として平日・土日祝日ともに6時30分から23時まで利用できますが、自治体によって利用時間や取得できる証明書の種類が制限されている場合があります。デジタル庁
必要なものは次のとおりです。
有効なマイナンバーカード
カードに設定した暗証番号
お住まいの自治体がサービスに参加していること
対応しているコンビニのマルチコピー機
機械が受け付ける現金または支払い方法
基本的な手順は次のとおりです。
マルチコピー機で「行政サービス」を選びます。
証明書の交付を選びます。
案内に従ってマイナンバーカードを置く、または読み取らせます。
証明書を発行する自治体を選びます。
暗証番号を入力します。
「住民票の写し」を選びます。
世帯一部か世帯全員かを選びます。
記載する項目を選びます。
内容と部数を確認します。
支払いをして、証明書と領収書を受け取ります。
マイナンバーカードの取り忘れに注意してください。機械から案内はありますが、ほかの書類を受け取る前にカードをしまう習慣をつけると安心です。
コンビニで必要な証明書が出てこないのはなぜですか？
考えられる原因には次のようなものがあります。
その自治体がコンビニ交付でその証明書に対応していない。
マイナンバーカードや電子証明書に問題がある。
引っ越した直後で、データがまだ反映されていない。
自治体が定める提供時間外である。
システムがメンテナンス中である。
窓口でしか交付されない特別な記載事項である。
暗証番号を何度も試すのはやめてください。判断がつかないときは中断して、自治体の案内を確認しましょう。
方法3：オンライン申請・郵送請求・請求ポスト
開庁時間に窓口へ行けず、コンビニ交付も使えない場合、窓口とコンビニ以外の方法を用意している自治体もあります。江戸川区の案内では、オンライン申請（スマート申請）、郵送請求、請求ポストの3つが挙げられています。江戸川区
状況に応じた選び方の目安です。
オンライン申請は、電子証明書付きのマイナンバーカードがあり、証明書が郵送で届くのを待てる場合に向いています。江戸川区では、この方法を本人または同一世帯の方に限っています。
郵送請求は、住民登録をしている自治体から遠く離れている場合に向いています。請求書、本人確認書類の写し、切手を貼った返信用封筒、そして郵便局で購入する定額小為替による手数料を送ります。現金は送りません。
請求ポストは、平日の夜、土曜、日曜、祝日しか時間が取れない場合に向いています。江戸川区では、いつでも請求書を投函でき、証明書は翌開庁日以降に自宅へ郵送されるとしています。
後者の2つはいずれも証明書が郵送で届くため、日数を見込んでおく必要があります。江戸川区は、区が請求を受領してから発送するまでに1週間から10日程度かかり、休日や大型連休、年末年始をまたぐ場合はさらに時間がかかるとしています。賃貸契約などで提出期限が迫っているときは、郵送の方法は選ばないでください。
手数料についての注意： 江戸川区のページに記載されている金額——窓口・郵送・請求ポストでの請求は1通300円、コンビニ交付は1通200円——は、あくまで江戸川区の定めです。ほかの自治体では金額が異なることがあり、3つの方法すべてを用意しているとも限りません。必ず、ご自身が住民登録をしている自治体の公式サイトで確認してください。
代理人に取ってもらうことはできますか？
窓口では、同じ住民票に記載されている方や、委任状を持つ方が、一定の場合に請求できることがあります。具体的な取扱いは自治体や記載事項によって異なります。
たとえば江戸川区では、親族であっても住民票が別であれば代理人にあたり、原則として委任状が必要としています。代理人がマイナンバーや住民票コードの記載された住民票を請求した場合、受け渡しの方法が制限され、その場で手渡しをせず本人あてに送付されることがあります。江戸川区
なお、代わりにコンビニで取ってもらうために、マイナンバーカードと暗証番号を他人に渡してはいけません。
住民票の写しに有効期限はありますか？
証明書そのものに、すべての手続き共通の「有効期限」が定められているわけではありません。発行からどのくらいの期間のものを受け付けるかは、提出先が決めています。新しいものを求められることは多いですが、「発行から何か月以内か」を提出先に正確に確認する必要があります。
要件がわからないうちに、まとめて取っておくのはおすすめできません。世帯の内容、住所、在留に関する状況は変わることがあります。
よくある失敗
世帯全員が必要なのに世帯一部を取ってしまう。
世帯主との続柄を記載していない。
外国人住民の在留に関する情報が抜けている。
提出先が求めていないのにマイナンバーを記載してしまう。
引っ越し後、住所が更新されていない。
提出先の求める期間より古いものを出してしまう。
原本でよいところに写しを出す、またはその逆をしてしまう。
住民票の写しと住民票記載事項証明書を取り違える。
最後の2つは名前が似ていますが、常に相互に代用できるわけではありません。提出先から求められた日本語の名称を、そのまま正確に控えておきましょう。
NST Connectができること
NST Connectでは、必要な証明書の種類の特定、記載してもらう項目のチェックリストづくり、委任状の書き方の案内、賃貸契約や入居後の各種登録に関わる書類一式の準備などをお手伝いできます。
手続きについてご相談いただくだけであれば、マイナンバーをお送りいただく必要はありません。まずは、求められている書類の日本語の名称、提出先、利用目的をお知らせください。そのうえで、世帯一部か世帯全員か、どの項目が必要かを一緒に整理します。
よくある質問
マイナンバーカードがなくても住民票は取れますか？
取れます。自治体の定めに従って窓口で請求できます。マイナンバーカードは主に、コンビニ交付や一部の便利な手続きを利用するために役立つものです。
在留カードは新住所なのに住民票が違う場合はどうしますか？
住民登録をしている自治体に連絡して、記録を確認してもらってください。証明書の紙面をご自身で書き直してはいけません。
賃貸契約にマイナンバー入りの住民票は必要ですか？
明確に求められていない限り、こちらからマイナンバーを提示しないほうがよいのが一般的です。管理会社や書類の提出先に確認してください。
配偶者の住民票を取ることはできますか？
同じ住民票に記載されていれば、自治体の定めにより窓口で請求できる方に含まれることがあります。世帯が別の場合は、通常、委任状や正当な理由が必要です。
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出典は2026年8月27日に確認しました。手数料、所要日数、請求できる方、対応している証明書の種類は自治体によって異なることがあります。必ず、ご自身が住民登録をしている自治体の公式サイトをご確認ください。