住民票 itu apa? Cara mengurus Juminhyo di Jepang dan memilih isinya

8 September 2026

Panduan warga asing mengurus salinan 住民票 di kantor kelurahan atau kombini: memilih perorangan atau satu setai, hubungan keluarga, data izin tinggal, dan My Number.

住民票 — di kalangan orang Indonesia di Jepang biasa disebut Juminhyo — adalah surat keterangan data tempat tinggal yang diterbitkan berdasarkan pendaftaran penduduk di kota, distrik, kecamatan, atau desa tempat Anda mendaftarkan alamat.

Dokumen ini umumnya diminta saat mengurus sewa rumah, pekerjaan, asuransi, bank, SIM, sekolah, atau urusan keluarga. Namun setiap pihak membutuhkan jenis data yang berbeda. Salah mengambil versi — misalnya tidak mencantumkan hubungan keluarga, atau justru mencetak My Number padahal tidak diperlukan — bisa membuat Anda harus mengurus ulang.

Jawaban singkatnya: Anda dapat meminta 住民票の写し (salinan Juminhyo) di loket kantor pemerintah daerah setempat. Jika punya My Number Card, ingat kode PIN-nya, dan daerah Anda menyediakan layanannya, biasanya Anda bisa mencetaknya sendiri di mesin multifungsi di kombini. Sebelum mengurus, tanyakan dulu kepada pihak penerima: perlu versi perorangan atau satu setai (世帯, unit rumah tangga terdaftar), dan data apa saja yang harus tampil.

Apa bedanya Juminhyo dengan kartu izin tinggal?

Kartu izin tinggal 在留カード (zairyu card) adalah dokumen yang diterbitkan oleh sistem pengelolaan keimigrasian bagi orang yang termasuk dalam cakupannya, dan memuat data seperti status izin tinggal, masa berlaku, serta alamat.

住民票 adalah surat keterangan yang diambil dari buku induk pendaftaran penduduk daerah setempat. Dokumen ini dapat menampilkan data rumah tangga terdaftar, hubungan Anda dengan 世帯主 (penanggung jawab setai), serta sebagian data khusus warga asing apabila diminta.

Keduanya saling berkaitan, tetapi tidak sepenuhnya bisa saling menggantikan. Ada instansi yang meminta kartu izin tinggal dan Juminhyo sekaligus.

Apakah warga asing punya Juminhyo?

Warga asing yang termasuk dalam cakupan pendaftaran penduduk dan sudah menyelesaikan pendaftaran alamat di daerah setempat dapat tercatat dalam sistem kependudukan. Ketika penduduk izin tinggal menengah dan panjang berpindah tempat tinggal, Badan Imigrasi dan Pengelolaan Izin Tinggal mengarahkan agar perpindahan itu dilaporkan ke pemerintah daerah dalam waktu 14 hari sejak tanggal pindah. Membawa kartu izin tinggal saat mengurus 転入届 (lapor pindah masuk) atau perubahan alamat di loket daerah juga diproses melalui mekanisme pelaporan tempat tinggal yang bersangkutan. Badan Imigrasi dan Pengelolaan Izin Tinggal Jepang

Jika Anda baru saja pindah tetapi belum mengurus 転入届 atau 転居届 (lapor pindah dalam daerah yang sama), jangan berharap Juminhyo otomatis menampilkan alamat baru. Selesaikan dulu pendaftaran tempat tinggalnya.

Data apa saja yang ada di Juminhyo?

Tergantung cara Anda memintanya, salinan Juminhyo dapat menampilkan:

Nama lengkap.
Tanggal lahir.
Jenis kelamin sesuai pendaftaran.
Alamat.
Tanggal Anda menjadi penduduk di alamat tersebut.
世帯主 dan hubungan Anda dengannya.
Data kewarganegaraan, wilayah, dan izin tinggal untuk warga asing.
My Number, apabila ada permintaan yang sah.
Kode Juminhyo (住民票コード) dalam hal yang sesuai.

Tidak semua versi mencetak semuanya secara otomatis. Sebagai contoh, panduan Distrik Edogawa meminta pemohon memilih sendiri apakah perlu mencantumkan hubungan dalam setai, kewarganegaraan, data izin tinggal, kode Juminhyo, atau My Number. Instansi ini juga mengingatkan bahwa My Number sebaiknya hanya diminta bila tujuan penggunaannya memang sesuai, dan hal itu perlu dipastikan dulu ke pihak penerima. Distrik Edogawa

Versi perorangan atau versi satu setai?

Saat mengajukan permintaan, biasanya Anda harus memilih:

世帯一部: hanya satu atau beberapa orang dalam setai yang sama.
世帯全員: seluruh anggota dalam setai yang sama.

Jika perusahaan hanya perlu memverifikasi alamat Anda, versi perorangan biasanya sudah cukup. Jika Anda mengurus sesuatu untuk istri, suami, atau anak, atau perlu membuktikan hubungan di dalam setai, pihak penerima bisa saja meminta versi seluruh anggota lengkap dengan hubungan terhadap 世帯主.

Jangan menebak sendiri. Tanyakan empat hal ini kepada pihak penerima:

Perlu versi perorangan atau seluruh anggota setai?
Perlu mencantumkan hubungan dengan 世帯主 atau tidak?
Perlu data kewarganegaraan dan status izin tinggal atau tidak?
Perlu My Number atau tidak?

Perlukah My Number dicetak di Juminhyo?

Cetak hanya bila pihak penerima menyatakannya dengan jelas dan tujuan penggunaannya memang sesuai. My Number adalah data sensitif, bukan rincian yang seharusnya muncul di setiap berkas sewa rumah atau berkas biasa.

Jika yang dibutuhkan hanya konfirmasi alamat, nama, atau hubungan keluarga, tanyakan apakah versi tanpa My Number sudah mencukupi. Menyerahkan versi ber-My Number kepada pihak yang tidak perlu mengetahuinya meningkatkan risiko kebocoran data.

Menurut panduan Digital Agency, layanan penerbitan di kombini tidak mencetak kode Juminhyo pada salinan 住民票の写し; jenis dokumen dan isi yang didukung juga masih bergantung pada daerah masing-masing. Digital Agency

Cara 1: mengurus di kantor kelurahan atau balai kota

Pilihan ini cocok ketika:

Anda tidak punya My Number Card.
Anda lupa atau kode PIN Anda terkunci.
Anda butuh jenis surat yang tidak dilayani kombini.
Anda ingin bertanya langsung kepada petugas soal data yang harus tampil.
Anda mengurus atas nama orang lain dengan surat kuasa.

Umumnya Anda perlu menyiapkan:

Dokumen identitas diri.
Formulir permohonan yang diisi di loket.
Biaya penerbitan sesuai ketentuan daerah setempat.
Surat kuasa, bila Anda tidak termasuk pemohon untuk diri sendiri atau anggota setai yang diizinkan.

Ketentuan, biaya, dan lokasi penerimaan berbeda-beda antardaerah. Periksa situs resmi daerah tempat Anda terdaftar sebagai penduduk sebelum berangkat.

Kalimat bahasa Jepang yang berguna

住民票を一通取りたいです。
Saya ingin mengambil satu lembar Juminhyo.

世帯全員で、続柄を載せてください。
Mohon versi seluruh anggota setai dan cantumkan hubungan dengan 世帯主.

マイナンバーは載せないでください。
Mohon jangan cantumkan My Number.

外国人住民の在留情報が必要です。
Saya membutuhkan data izin tinggal untuk penduduk warga asing.

Cara 2: mencetak Juminhyo di kombini

Menurut Digital Agency Jepang, layanan penerbitan dokumen di kombini memungkinkan penggunaan My Number Card pada mesin multifungsi untuk mengambil berbagai surat keterangan yang diterbitkan pemerintah daerah. Pada prinsipnya layanan ini dapat beroperasi dari pukul 6:30 sampai 23:00, baik pada hari kerja, akhir pekan, maupun hari libur, tetapi masing-masing daerah dapat membatasi jam layanan atau jenis dokumennya. Digital Agency

Yang Anda butuhkan:

My Number Card yang masih dapat digunakan.
Kode PIN yang sesuai.
Daerah tempat Anda terdaftar ikut serta dalam layanan ini.
Mesin kombini yang mendukung.
Uang tunai atau metode pembayaran yang diterima mesin.

Langkah dasarnya:

Pilih 行政サービス (layanan administrasi) pada mesin multifungsi.
Pilih menu penerbitan surat keterangan.
Letakkan atau pindai My Number Card sesuai petunjuk.
Pilih daerah penerbit dokumen.
Masukkan kode PIN.
Pilih 住民票の写し.
Pilih versi perorangan atau seluruh anggota setai.
Pilih data apa saja yang perlu ditampilkan.
Periksa isinya dan jumlah lembar.
Bayar, lalu ambil dokumen beserta struknya.

Jangan lupa mengambil kembali My Number Card Anda. Mesin memang memberi peringatan, tetapi sebaiknya Anda menyimpan kartu itu lebih dulu sebelum mengambil dokumen lainnya.

Kenapa jenis dokumen yang saya butuhkan tidak muncul di kombini?

Beberapa kemungkinan penyebabnya:

Daerah Anda tidak melayani jenis dokumen tersebut lewat kombini.
Ada masalah pada My Number Card atau sertifikat elektroniknya.
Anda baru saja pindah alamat dan datanya belum siap.
Anda mengaksesnya di luar jam layanan yang ditetapkan daerah.
Sistem sedang dalam pemeliharaan.
Jenis data tertentu memang hanya diterbitkan di loket.

Jangan mencoba-coba memasukkan kode PIN berkali-kali. Kalau ragu, berhenti dulu dan periksa panduan resmi daerah Anda.

Cara 3: lewat pos, permohonan online, atau kotak permohonan 24 jam

Ketika Anda tidak sempat datang ke loket pada jam kerja dan juga tidak bisa memakai kombini, banyak daerah menyediakan jalur tambahan. Panduan Distrik Edogawa mencantumkan tiga jalur di luar loket dan kombini: permohonan online (スマート申請), permohonan lewat pos (郵送請求), dan kotak penerimaan permohonan (請求ポスト). Distrik Edogawa

Cara memilih jalurnya sesuai situasi Anda:

Permohonan online cocok bila Anda punya My Number Card lengkap dengan sertifikat tanda tangan elektronik dan bersedia menunggu dokumen dikirim ke rumah. Edogawa membatasi jalur ini hanya untuk yang bersangkutan sendiri atau anggota setai yang sama.
Lewat pos cocok bila Anda sedang berada jauh dari daerah tempat Anda terdaftar. Anda mengirimkan formulir permohonan, fotokopi dokumen identitas, amplop balasan berperangko, dan biaya yang dibayarkan dengan wesel 定額小為替 yang dibeli di kantor pos — bukan uang tunai.
Kotak penerimaan permohonan cocok bila Anda hanya senggang pada malam hari, Sabtu, Minggu, atau hari libur. Menurut Edogawa, permohonan dapat dimasukkan ke kotak kapan saja, dan dokumennya dikirim ke rumah mulai hari kerja berikutnya.

Dua jalur terakhir sama-sama menerima dokumen lewat pos, jadi waktunya harus diperhitungkan sejak awal. Edogawa menyebutkan bahwa sejak permintaan diterima distrik sampai dokumen dikirimkan dibutuhkan sekitar satu minggu hingga sepuluh hari, dan bisa lebih lama bila melewati masa libur panjang atau periode akhir tahun. Kalau berkas sewa rumah Anda punya tenggat yang mepet, jangan pilih jalur pos.

Catatan soal biaya: tarif yang tercantum di halaman Edogawa — 300 yen per lembar untuk permohonan di loket, lewat pos, atau lewat kotak permohonan, dan 200 yen per lembar untuk cetak di kombini — adalah ketentuan khusus Distrik Edogawa. Daerah lain bisa menetapkan tarif berbeda, dan tidak semua daerah membuka ketiga jalur ini. Silakan periksa situs resmi daerah tempat Anda sendiri terdaftar sebagai penduduk.

Bisakah meminta orang lain mengurusnya?

Di loket, orang yang tercatat pada Juminhyo yang sama atau orang yang membawa surat kuasa dapat diizinkan mengajukan permohonan dalam kondisi tertentu. Ketentuan rincinya bergantung pada daerah dan jenis data yang diminta.

Sebagai contoh, Edogawa menjelaskan bahwa kerabat yang berada pada Juminhyo berbeda dianggap sebagai pihak perwakilan dan pada prinsipnya memerlukan surat kuasa. Untuk versi yang memuat My Number atau kode Juminhyo yang diajukan oleh perwakilan, cara penyerahannya dapat dibatasi dan dokumennya dikirimkan kepada yang bersangkutan sendiri, bukan diserahkan langsung di tempat. Distrik Edogawa

Jangan menyerahkan My Number Card beserta kode PIN kepada orang lain agar mereka mencetakkannya untuk Anda di kombini.

Berapa lama Juminhyo berlaku?

Dokumen ini sendiri tidak punya satu "tanggal kedaluwarsa umum" yang berlaku untuk semua urusan. Pihak penerimalah yang menentukan berapa lama dokumen yang mereka terima boleh terhitung sejak diterbitkan. Banyak berkas meminta versi terbaru, tetapi Anda tetap harus menanyakan secara pasti "diterbitkan dalam berapa bulan terakhir".

Jangan mengambil banyak lembar sekaligus untuk stok kalau Anda belum tahu persyaratannya. Isi setai, alamat, atau status izin tinggal bisa berubah.

Kesalahan yang sering terjadi

Mengambil versi perorangan padahal yang dibutuhkan seluruh anggota setai.
Tidak mencantumkan hubungan dengan 世帯主.
Data izin tinggal untuk warga asing tidak ikut tercetak.
Mencetak My Number padahal pihak penerima tidak membutuhkannya.
Alamat belum diperbarui setelah pindah rumah.
Memakai dokumen yang terlalu lama dibanding syarat pihak penerima.
Menyerahkan dokumen asli padahal yang diminta fotokopi, atau sebaliknya.
Tertukar antara 住民票の写し dan 住民票記載事項証明書.

Dua dokumen terakhir punya nama yang mirip, tetapi tidak selalu bisa saling menggantikan. Sebaiknya foto saja nama Jepang yang persis dari daftar persyaratan pihak penerima.

Apa yang bisa dibantu NST Connect?

NST Connect dapat membantu Anda memastikan jenis dokumen mana yang perlu diurus, menyusun daftar periksa data yang harus tampil, memandu pengisian surat kuasa, atau menyiapkan berkas yang berkaitan dengan sewa rumah dan pendaftaran setelah pindah masuk.

Kami tidak meminta Anda mengirimkan My Number hanya untuk bertanya soal prosedur. Kirimkan dulu nama Jepang dari dokumen yang diminta, ke mana dokumen itu diserahkan, dan untuk apa penggunaannya; setelah itu barulah ditentukan apakah Anda perlu versi perorangan, seluruh anggota setai, atau data tertentu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Belum punya My Number Card, apakah tetap bisa mengurus Juminhyo?

Bisa. Anda dapat mengajukannya di loket sesuai ketentuan daerah setempat. My Number Card terutama berguna untuk memakai layanan kombini dan sejumlah prosedur praktis lainnya.

Alamat baru sudah tertulis di kartu izin tinggal, tetapi Juminhyo salah. Apa yang harus dilakukan?

Hubungi kantor pemerintah daerah tempat Anda terdaftar sebagai penduduk untuk memeriksa datanya. Jangan mengoreksi sendiri di lembar dokumennya.

Apakah berkas sewa rumah memerlukan Juminhyo yang memuat My Number?

Umumnya Anda sebaiknya tidak menyodorkan My Number bila tidak diminta dengan jelas. Pastikan dulu kepada perusahaan pengelola atau pihak yang menerima berkas.

Bisakah saya mengambil Juminhyo milik istri atau suami?

Kalau berada pada Juminhyo yang sama, Anda bisa termasuk kelompok yang diizinkan mengajukan di loket sesuai ketentuan daerah setempat. Kalau berbeda setai, biasanya diperlukan surat kuasa atau dasar lain yang sesuai.