住民票 là gì? Cách lấy Juminhyo ở Nhật và chọn đúng thông tin

8 tháng 9, 2026

Hướng dẫn người nước ngoài lấy bản sao 住民票 tại ward office hoặc combini, chọn cá nhân hay cả hộ, quan hệ gia đình, thông tin cư trú và My Number.

住民票 — thường được người Việt gọi là Juminhyo — là giấy chứng nhận thông tin cư trú được cấp dựa trên đăng ký cư dân tại thành phố, quận, thị trấn hoặc làng nơi bạn đăng ký địa chỉ.

Giấy này thường được yêu cầu khi làm hồ sơ thuê nhà, việc làm, bảo hiểm, ngân hàng, bằng lái, trường học hoặc thủ tục gia đình. Tuy nhiên, mỗi nơi cần một loại thông tin khác nhau. Lấy sai bản — chẳng hạn thiếu quan hệ gia đình hoặc in My Number khi không cần — có thể khiến bạn phải xin lại.

Câu trả lời ngắn: bạn có thể xin 住民票の写し tại quầy hành chính địa phương. Nếu có My Number Card, biết mã PIN và địa phương hỗ trợ dịch vụ, bạn thường có thể in tại máy đa chức năng ở combini. Trước khi lấy, phải hỏi bên nhận cần bản cá nhân hay cả hộ và cần hiển thị những mục nào.

Juminhyo khác thẻ cư trú như thế nào?

Thẻ cư trú 在留カード là giấy tờ do hệ thống quản lý cư trú cấp cho người thuộc diện áp dụng và thể hiện các thông tin như tư cách, thời hạn lưu trú và địa chỉ.

住民票 là bản chứng nhận từ sổ đăng ký cư dân của địa phương. Nó có thể thể hiện thông tin hộ gia đình, quan hệ với chủ hộ và một số thông tin dành cho người nước ngoài nếu được yêu cầu.

Hai giấy tờ liên quan nhưng không thay thế hoàn toàn cho nhau. Một cơ quan có thể yêu cầu cả thẻ cư trú và Juminhyo.

Người nước ngoài có Juminhyo không?

Người nước ngoài thuộc diện đăng ký cư dân và đã hoàn thành đăng ký địa chỉ tại địa phương có thể được ghi trong hệ thống cư dân. Khi người cư trú trung và dài hạn chuyển nơi ở, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hướng dẫn phải khai báo tại địa phương trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến. Việc mang thẻ cư trú tới làm thủ tục chuyển đến hoặc chuyển địa chỉ tại quầy địa phương cũng được xử lý theo cơ chế khai báo nơi cư trú tương ứng. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản

Nếu vừa chuyển nhà nhưng chưa làm 転入届 hoặc 転居届, bạn không nên mong Juminhyo tự động hiện địa chỉ mới. Hãy hoàn thành đăng ký cư trú trước.

Juminhyo có những thông tin gì?

Tùy cách yêu cầu, bản sao có thể thể hiện:

Họ tên.
Ngày sinh.
Giới tính theo đăng ký.
Địa chỉ.
Ngày trở thành cư dân tại địa chỉ.
Chủ hộ và quan hệ với chủ hộ.
Thông tin quốc tịch, khu vực và cư trú dành cho người nước ngoài.
My Number nếu có yêu cầu hợp lệ.
Mã Juminhyo trong trường hợp phù hợp.

Không phải bản nào cũng mặc định in tất cả. Ví dụ, hướng dẫn của Edogawa yêu cầu người xin chọn có cần quan hệ, quốc tịch, thông tin cư trú, mã Juminhyo hoặc My Number hay không. Cơ quan này cũng lưu ý chỉ nên yêu cầu My Number khi mục đích sử dụng phù hợp và phải xác nhận với nơi nhận. Edogawa City

Bản cá nhân hay bản cả hộ?

Khi xin, bạn thường phải chọn:

世帯一部: chỉ một hoặc một số người trong hộ.
世帯全員: tất cả người trong cùng hộ cư dân.

Nếu công ty chỉ cần xác minh địa chỉ của bạn, bản cá nhân có thể đủ. Nếu làm thủ tục cho vợ, chồng, con hoặc chứng minh quan hệ trong hộ, bên nhận có thể yêu cầu bản cả hộ và hiển thị quan hệ với chủ hộ.

Đừng tự đoán. Hỏi nơi nhận bốn câu:

Cần cá nhân hay cả hộ?
Có cần quan hệ với chủ hộ không?
Có cần thông tin quốc tịch và tư cách cư trú không?
Có cần My Number không?

Có nên in My Number lên Juminhyo không?

Chỉ in khi nơi nhận nói rõ cần và có mục đích sử dụng phù hợp. My Number là thông tin nhạy cảm, không phải chi tiết nên xuất hiện trên mọi hồ sơ thuê nhà hoặc hồ sơ thông thường.

Nếu chỉ cần xác nhận địa chỉ, tên hoặc quan hệ gia đình, hãy hỏi xem bản không có My Number có đủ không. Việc gửi bản có My Number tới người không cần biết làm tăng rủi ro lộ thông tin.

Dịch vụ combini theo hướng dẫn của Cơ quan Kỹ thuật số không in mã Juminhyo trên bản 住民票の写し; loại giấy và nội dung hỗ trợ còn phụ thuộc địa phương. Digital Agency

Cách 1: lấy tại ward office hoặc city hall

Đây là lựa chọn phù hợp khi:

Không có My Number Card.
Quên hoặc khóa mã PIN.
Cần loại chứng nhận combini không hỗ trợ.
Cần hỏi nhân viên về nội dung phải hiển thị.
Xin thay người khác bằng giấy ủy quyền.

Thông thường bạn cần:

Giấy tờ xác nhận danh tính.
Đơn xin cấp tại quầy.
Phí cấp giấy của địa phương.
Giấy ủy quyền nếu không thuộc trường hợp tự xin hoặc cùng hộ được phép.

Quy định, phí và địa điểm tiếp nhận khác nhau giữa các địa phương. Hãy kiểm tra website chính thức của nơi đăng ký cư trú trước khi đi.

Câu nói tiếng Nhật hữu ích

住民票を一通取りたいです。
Tôi muốn lấy một bản Juminhyo.

世帯全員で、続柄を載せてください。
Xin cấp bản cả hộ và hiển thị quan hệ với chủ hộ.

マイナンバーは載せないでください。
Xin không hiển thị My Number.

外国人住民の在留情報が必要です。
Tôi cần thông tin cư trú dành cho người nước ngoài.

Cách 2: lấy Juminhyo tại combini

Theo Cơ quan Kỹ thuật số Nhật Bản, dịch vụ cấp giấy tại combini cho phép sử dụng My Number Card tại máy đa chức năng để lấy các giấy chứng nhận do địa phương cấp. Về nguyên tắc chung, dịch vụ có thể hoạt động từ 6:30 đến 23:00 cả ngày thường, cuối tuần và ngày lễ, nhưng địa phương có thể giới hạn thời gian hoặc loại giấy. Digital Agency

Bạn cần:

My Number Card còn sử dụng được.
Mã PIN tương ứng.
Địa phương của bạn tham gia dịch vụ.
Máy combini hỗ trợ.
Tiền hoặc phương thức thanh toán được máy chấp nhận.

Các bước cơ bản:

Chọn 行政サービス trên máy đa chức năng.
Chọn cấp giấy chứng nhận.
Đặt hoặc quét My Number Card theo hướng dẫn.
Chọn địa phương cấp giấy.
Nhập mã PIN.
Chọn 住民票の写し.
Chọn cá nhân hoặc cả hộ.
Chọn các thông tin cần hiển thị.
Kiểm tra nội dung và số bản.
Thanh toán, lấy giấy và biên lai.

Đừng quên lấy lại My Number Card. Máy có cảnh báo, nhưng bạn vẫn nên cất thẻ trước khi lấy các giấy tờ khác.

Tại sao combini không hiện loại giấy tôi cần?

Các nguyên nhân có thể gồm:

Địa phương không hỗ trợ loại giấy đó tại combini.
My Number Card hoặc chứng thư điện tử có vấn đề.
Bạn vừa chuyển địa chỉ và dữ liệu chưa sẵn sàng.
Đang ngoài giờ cung cấp của địa phương.
Hệ thống bảo trì.
Loại thông tin đặc biệt chỉ được cấp tại quầy.

Không nên thử sai mã PIN nhiều lần. Nếu không chắc, dừng lại và kiểm tra hướng dẫn của địa phương.

Cách 3: xin qua bưu điện, đơn online hoặc hòm thư 24 giờ

Khi không tới quầy được trong giờ hành chính và cũng không dùng được combini, nhiều địa phương còn mở thêm kênh khác. Hướng dẫn của Edogawa liệt kê ba kênh ngoài quầy và combini: đơn online (スマート申請), xin qua bưu điện (郵送請求) và hòm thư nhận đơn (請求ポスト). Edogawa City

Cách chọn kênh theo tình huống của bạn:

Đơn online phù hợp khi bạn có My Number Card kèm chứng thư chữ ký điện tử và chấp nhận chờ giấy gửi về nhà. Edogawa giới hạn kênh này cho chính chủ hoặc người cùng hộ.
Bưu điện phù hợp khi bạn đang ở xa nơi đăng ký cư trú. Bạn gửi đơn, bản sao giấy tờ tùy thân, phong bì có dán tem hồi đáp và lệ phí trả bằng phiếu 定額小為替 mua tại bưu điện, không gửi tiền mặt.
Hòm thư nhận đơn phù hợp khi bạn chỉ rảnh vào buổi tối, thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ. Edogawa cho biết có thể bỏ đơn vào hòm bất cứ lúc nào, và giấy được gửi về nhà từ ngày làm việc kế tiếp trở đi.

Hai kênh sau đều nhận giấy qua đường bưu điện nên phải tính trước thời gian. Edogawa ghi rằng từ lúc quận nhận được yêu cầu đến lúc gửi đi mất khoảng một tuần đến mười ngày, và lâu hơn nếu vắt qua kỳ nghỉ dài hoặc dịp cuối năm. Nếu hồ sơ thuê nhà có hạn nộp gấp, đừng chọn kênh bưu điện.

Lưu ý về lệ phí: các mức phí ghi trên trang Edogawa — 300 yên một bản khi xin tại quầy, qua bưu điện hoặc qua hòm thư, và 200 yên một bản khi in tại combini — là quy định riêng của quận Edogawa. Địa phương khác có thể thu mức khác, và không phải nơi nào cũng mở đủ ba kênh này. Hãy tra trang chính thức của chính nơi bạn đăng ký cư trú.

Có thể nhờ người khác lấy hộ không?

Tại quầy, người cùng Juminhyo hoặc người có giấy ủy quyền có thể được phép xin trong những trường hợp nhất định. Quy định cụ thể tùy địa phương và loại thông tin.

Ví dụ, Edogawa cho biết người thân nhưng ở Juminhyo khác được xem là người đại diện và về nguyên tắc cần giấy ủy quyền. Với bản có My Number hoặc mã Juminhyo do người đại diện xin, cách giao giấy có thể bị hạn chế và được gửi về cho chính chủ thay vì giao trực tiếp. Edogawa City

Không đưa My Number Card và mã PIN cho người khác để họ tự in thay bạn tại combini.

Juminhyo có thời hạn bao lâu?

Bản thân giấy không có một “ngày hết hạn chung” áp dụng cho mọi thủ tục. Chính nơi nhận quy định họ chấp nhận giấy được cấp trong bao lâu. Nhiều hồ sơ yêu cầu bản mới, nhưng bạn phải hỏi chính xác “cấp trong vòng mấy tháng”.

Đừng lấy hàng loạt để dùng dần nếu chưa biết yêu cầu. Nội dung hộ gia đình, địa chỉ hoặc tình trạng cư trú có thể thay đổi.

Những lỗi thường gặp

Lấy bản cá nhân trong khi cần cả hộ.
Không hiển thị quan hệ với chủ hộ.
Thiếu thông tin cư trú của người nước ngoài.
In My Number dù nơi nhận không cần.
Địa chỉ chưa cập nhật sau chuyển nhà.
Dùng bản quá cũ so với yêu cầu nơi nhận.
Gửi bản gốc trong khi chỉ cần bản sao hoặc ngược lại.
Nhầm 住民票の写し với 住民票記載事項証明書.

Hai giấy cuối có tên gần giống nhưng không phải lúc nào thay thế được nhau. Hãy chụp lại tên tiếng Nhật chính xác từ yêu cầu của bên nhận.

NST Connect có thể hỗ trợ gì?

NST Connect có thể giúp bạn xác định đúng loại giấy cần lấy, lập checklist nội dung phải hiển thị, hướng dẫn điền giấy ủy quyền hoặc chuẩn bị bộ hồ sơ liên quan đến thuê nhà và đăng ký sau chuyển vào.

Chúng tôi không cần bạn gửi My Number chỉ để hỏi thủ tục. Trước tiên, hãy gửi tên tiếng Nhật của giấy được yêu cầu, nơi nộp và mục đích sử dụng; sau đó mới xác định cần bản cá nhân, cả hộ hoặc mục thông tin nào.

Câu hỏi thường gặp

Chưa có My Number Card có lấy Juminhyo được không?

Có. Bạn có thể xin tại quầy theo quy định địa phương. My Number Card chủ yếu giúp sử dụng dịch vụ combini và một số thủ tục tiện lợi khác.

Thẻ cư trú ghi địa chỉ mới nhưng Juminhyo sai thì làm gì?

Liên hệ cơ quan hành chính nơi đăng ký cư trú để kiểm tra hồ sơ. Không tự sửa trên bản giấy.

Hồ sơ thuê nhà có cần Juminhyo chứa My Number không?

Thông thường không nên tự đưa My Number nếu không được yêu cầu rõ. Hãy xác nhận với công ty quản lý hoặc bên nhận hồ sơ.

Có thể lấy Juminhyo của vợ hoặc chồng không?

Nếu cùng một Juminhyo, bạn có thể thuộc nhóm được phép xin tại quầy theo quy định địa phương. Nếu khác hộ cư dân, thường cần giấy ủy quyền hoặc căn cứ phù hợp.

Bài liên quan

Nguồn được kiểm tra ngày 27/08/2026. Phí, thời gian, người được xin và loại giấy hỗ trợ có thể khác giữa các địa phương; luôn kiểm tra website chính thức nơi bạn đăng ký cư trú.