プライバシーポリシー — NST-Connect 賃貸入居申込サービス

1. 個人情報取扱事業者

個人情報取扱事業者

株式会社NST ConnectNST-Connect

所在地

〒169-0075 東京都新宿区高田馬場1丁目17-18 ST高田馬場ビル8階ST Takadanobaba Bldg. 8F, 1 Chome-17-18 Takadanobaba, Shinjuku City, Tokyo 169-0075

代表者

Tony Nguyen (代表者)

個人情報に関するお問い合わせ窓口

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

所属

ST Housing

2. 取得する情報

申込書作成時にご提供いただく情報：氏名、生年月日、性別、国籍、在留資格／メールアドレス、電話番号、現住所／勤務先または在学先および収入／現在のお住まいの状況および入居希望時期／日本国内の緊急連絡先および父母の連絡先。アップロードいただく書類：パスポート、在留カード／学生証または保険関係書類（学生の場合）／必要に応じて収入証明／申込預り金の振込控えの画像。技術的情報：セキュリティおよび不正防止のためのアクセスログ。 物件一覧ページでスマート検索をご利用の場合：検索欄への入力内容、そこから抽出した検索条件とご提案した物件一覧、ログインしていない場合は検索履歴を識別するためにブラウザのCookieに保存するランダムなコード（氏名・メールアドレス等の識別情報を含まず、当社はハッシュ化した形でのみ保存します。Cookieの有効期間は30日間で、削除するとその履歴をご自身で閲覧・削除できなくなります）。検索欄には氏名、電話番号、メールアドレス、在留カード番号などの個人情報を入力しないでください。

3. 取得しない情報

以下は当社システムで取り扱いません。誤ってアップロードされた場合、当該ファイルは隔離され、提出書類に含まれることはありません：マイナンバーおよびマイナンバーカードの裏面／お客様のパスワードまたは暗証番号／インターネットバンキングの認証情報／クレジットカード情報の全体／賃貸借に関係のない健康、宗教、政治的見解、犯罪歴に関する情報。当社の担当者がこれらをお尋ねすることはありません。

4. 利用目的

次の目的に限り利用します：賃貸入居申込書類の作成／物件の入居条件の確認／管理会社による審査／家賃保証会社による審査／契約書類の準備／お客様対応／法令の遵守／セキュリティおよび不正防止／個人情報に関するご請求への対応。申込情報を広告目的で利用することはありません。新着物件のご案内をご希望の場合は別途の任意同意となり、いつでも撤回できます。 スマート検索：ご質問を住まい探しの条件として理解し、条件に合う物件を表示し、検索の継続や見直しができるよう履歴を保持すること。スマート検索への入力内容を広告に利用したり、販売したり、入居申込の審査に利用したりすることはありません。

5. 第三者提供

お住まい探しのため、次の各社に申込書類を提供します。この提供について別途ご同意をいただいた場合に限ります：管理会社／貸主／家賃保証会社／該当する場合は社宅代行。各提供には、当該物件について受領者が実際に必要とする項目および書類のみを含めます。お客様の書類一式を送ることはありません。提供の都度、内容・提供先・提供日時の記録を作成し保存します。当社の担当者が申込ごとに提供先を選び、その名称を記録します。 スマート検索に限り：ご質問を理解するため、入力内容と検索条件をAPI経由でOpenAI, L.L.C.（米国）（本機能に限った委託先）に送信し、日本国外（米国）で処理します。氏名、メールアドレス、電話番号、アカウントIDは送信しません。OpenAIはこのデータをモデルの学習に使用せず、不正利用の検知のため最長30日間保持した後に削除する場合があります。この委託は、個人情報保護法第28条の基準に適合する体制（OpenAIとのデータ処理契約）に基づいて行います。当該措置に関する情報はご請求により提供します。

6. データの保管場所

お客様の申込データは、2社のクラウド基盤上で日本国内（東京リージョン）にて保存・処理されます。

• Supabase, Inc.（米国）— データベースとファイル保管。サーバーは ap-northeast-1（東京）リージョン
• Vercel, Inc.（米国）— ウェブサイトを動かすサーバー。hnd1（東京）リージョン

この2社は基盤を提供するのみで、お客様のデータを自らの目的で閲覧・利用しません。また、データ保護条項を含むサービス契約に拘束されています。当社はこの2社を個人情報保護法上の委託先として扱い、監督する責任を負います。

データベースのバックアップも東京リージョンで保管しています。お客様の申込データを海外のサーバーへ移転することはありません。スマート検索に入力された内容は別の扱いで、第5項のとおり米国のOpenAIへ送信され処理されます。

2社の技術サポート担当者が日本国外にいる可能性があります。監督機関のガイドラインでは、事業者が原則としてデータにアクセスしない場合は外国にある第三者への提供に当たりませんが、サポートのためにアクセスし得る場合は、その国名と当該国の個人情報保護制度を明記する必要があります。

7. 保存期間

当社の原則はシンプルです。必要なものを、必要な期間だけ保持し、その後は削除します。

パスポートと在留カードの画像の用途はただ一つ、審査を行う側に対してお客様の申込を証明することです。それが済めばシステムに残しておく理由はないため、削除します。お客様からのご依頼も、覚えておいていただく必要もありません。当社がスケジュールどおりに行います。

当社がお預かりするデータには3つの層があり、それぞれに保存期間があります。

① アップロードされた書類の画像 — パスポート、在留カード、学生証、収入に関する書類、振込明細の画像。

途中で書類がなくなることはありません。 新しい物件に申し込んでいる間は期間が最初から数え直され、住まい探しの間ずっと書類はお客様とともに残ります。

② 物件ごとの申込記録 — どの物件に、いつ申し込み、結果はどうだったか。申込の終了後180日間保持し、お客様や保証会社から再度お問い合わせがあった場合に確認できるようにします。この部分には書類画像は含まれません（上記のスケジュールで削除済みです）。

③ アカウントの基本情報 — 氏名、生年月日、国籍、メールアドレス、電話番号、住所。アカウントをお持ちの間は保持し、最初から入力し直す手間を省きます。次回はログインするだけで情報がそのまま残っており、書類の画像を撮り直し、変わった点（現住所、勤務先、借りたい物件）を更新するだけです。

当社が保持する2つの記録と、それがお客様をどう守るか。 お客様が同意した内容の記録 — お客様が許可したことだけを行うという書面上の約束です。申込を送付するたびの記録（何を、誰に、いつ送ったか）— これにより、申込がどこへ届いたかお尋ねがあれば、日付単位で正確にお答えできます。日本の法律でも最低3年間の保存が求められています。どちらにも書類画像は含まれません。

スマート検索の履歴。 ログインしている場合、各検索の履歴はその検索で最後に質問を送信した時から90日間保持され、その後自動的に完全削除されます。ログインしていない場合、履歴はCookie（有効期間30日間）でブラウザに紐付けられ、最後の質問から30日間保持された後、自動的に完全削除されます。Cookieを削除すると、そのブラウザで過去の履歴を見られなくなりますが、履歴は上記の期間で削除されます。不正利用防止のため、検索回数のカウンター（入力内容は含みません）のみを最長24時間保持します。保存した物件は、履歴とともに削除されることはありません。

決めるのはお客様です。 予定より早く削除してほしい場合は、toanns.work@gmail.com へ一言お送りください。申込の手続中でもアカウント全体を削除したい場合も対応します — その場合、その申込は止まることになる旨をご説明します。

8. お客様の権利

次のご請求ができます：当社が保有するお客様の情報の開示／誤った情報の訂正／必要でなくなった情報の削除／利用停止または第三者提供の停止／同意の撤回。toanns.work@gmail.com までご請求ください。30日以内に回答し、対応します。同意の撤回は、それまでに適法に行われた取扱いには影響しません。第三者提供への同意を撤回された場合、賃貸手続を継続することはできません。 スマート検索の履歴：個別の検索またはすべての履歴を、ページ上でいつでもご自身で削除できます。削除は非表示ではなく、当社システムから完全に消去され、復元できません。お気に入りの物件は削除されません。削除しない場合、履歴は最後のご質問から90日間（ログイン時）または30日間（未ログイン時）保持され、その後自動的に削除されます。すでにOpenAIへ送信された内容は、同社の最長30日間の保持期間に従います（第5項）。

9. 安全管理措置

書類は公開用の物件写真とは分離された非公開の保管領域に保存します／パスポート番号および在留カード番号は暗号化します／担当者のアクセスには二要素認証を要します／アップロードされたファイルは検査を経てから申込書類に組み入れます。

10. 事故が発生した場合

お客様の個人情報に影響する事故が発生した場合、当社の対応手順に従い、法令に基づく報告および通知の義務を履行します。

11. 本ポリシーの変更

本ポリシーを改定することがあります。新しい版にはバージョン番号と施行日を明記します。取得する情報の範囲または提供先に影響する変更を行う場合は、改めて同意をいただきます。