Chính sách bảo mật — Dịch vụ hồ sơ thuê nhà NST-Connect

1. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu của bạn

Tên đơn vị kiểm soát dữ liệu

株式会社NST ConnectNST-Connect

Địa chỉ trụ sở

〒169-0075 東京都新宿区高田馬場1丁目17-18 ST高田馬場ビル8階ST Takadanobaba Bldg. 8F, 1 Chome-17-18 Takadanobaba, Shinjuku City, Tokyo 169-0075

Người đại diện

Tony Nguyen (代表者)

Đầu mối tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

Thành viên của

ST Housing

2. Chúng tôi thu thập những gì

Thông tin bạn cung cấp khi lập hồ sơ:

• Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, tư cách lưu trú
• Email, số điện thoại, địa chỉ hiện tại
• Thông tin công việc hoặc trường học, thu nhập
• Thông tin nơi ở hiện tại và thời điểm dự kiến chuyển đến
• Thông tin người liên hệ khẩn cấp tại Nhật và cha hoặc mẹ

Giấy tờ bạn tải lên:

• Hộ chiếu, thẻ cư trú (在留カード)
• Thẻ sinh viên hoặc chứng từ bảo hiểm (đối với sinh viên)
• Giấy tờ chứng minh thu nhập khi được yêu cầu
• Ảnh biên lai chuyển khoản tiền cọc làm hồ sơ

Thông tin kỹ thuật: nhật ký truy cập phục vụ bảo mật và phòng chống gian lận.

Khi bạn dùng Tìm kiếm thông minh (Smart Search) ở trang danh sách căn:

• Nội dung bạn gõ vào ô tìm kiếm
• Các điều kiện tìm kiếm rút ra từ nội dung đó và danh sách căn đã gợi ý cho bạn
• Nếu bạn chưa đăng nhập: một mã ngẫu nhiên lưu trong cookie của trình duyệt, để nhận ra lịch sử tìm kiếm của bạn. Mã này không chứa tên, email hay thông tin nhận dạng nào khác; chúng tôi chỉ lưu mã ở dạng đã băm.

Vui lòng không nhập họ tên, số điện thoại, email, số thẻ cư trú hay thông tin cá nhân khác vào ô tìm kiếm.

3. Chúng tôi KHÔNG thu thập

Những mục sau bị cấm trong hệ thống của chúng tôi. Nếu bạn vô tình tải lên, tệp sẽ bị cách ly và không được đưa vào hồ sơ gửi đi:

• Số My Number (マイナンバー) và mặt sau thẻ My Number Card
• Mật khẩu hoặc mã PIN của bạn
• Thông tin đăng nhập ngân hàng trực tuyến
• Dữ liệu thẻ thanh toán đầy đủ
• Thông tin về sức khỏe, tôn giáo, quan điểm chính trị hoặc tiền án không liên quan đến việc thuê nhà

Nhân viên của chúng tôi sẽ không bao giờ hỏi bạn những thông tin trên.

4. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì

Chỉ trong phạm vi các mục đích sau:

Chúng tôi không dùng dữ liệu hồ sơ của bạn cho quảng cáo. Nếu bạn muốn nhận thông tin căn hộ mới, đó là một đồng ý riêng và bạn có thể rút bất cứ lúc nào.

Nội dung bạn gõ vào Tìm kiếm thông minh không được dùng để quảng cáo, không được bán, và không được dùng để đánh giá hồ sơ thuê nhà của bạn.

5. Chúng tôi gửi dữ liệu cho ai

Để tìm được nhà cho bạn, chúng tôi phải gửi hồ sơ cho các bên sau — và chỉ khi bạn đã đồng ý riêng cho việc này:

• Công ty quản lý bất động sản (管理会社)
• Chủ nhà (貸主)
• Công ty bảo lãnh thuê nhà (保証会社)
• Đơn vị đại diện nhà ở công ty (社宅代行), nếu áp dụng

Mỗi lần gửi, chúng tôi chỉ gửi những trường và giấy tờ mà bên nhận thực sự yêu cầu cho căn hộ đó — không gửi toàn bộ hồ sơ của bạn. Chúng tôi lưu lại bản ghi từng lần gửi: gửi gì, cho ai, khi nào.

Nhân viên của chúng tôi chọn bên nhận cho từng hồ sơ và ghi lại tên bên nhận đó.

Riêng Tìm kiếm thông minh (Smart Search): để hiểu câu bạn hỏi, chúng tôi gửi nội dung bạn gõ và các điều kiện tìm kiếm qua API tới OpenAI, L.L.C. (Hoa Kỳ) — bên được ủy thác xử lý (委託先) cho riêng tính năng này — và dữ liệu được xử lý tại Hoa Kỳ, ngoài Nhật Bản. Chúng tôi không gửi tên, email, số điện thoại hay mã tài khoản của bạn. OpenAI không dùng dữ liệu này để huấn luyện mô hình, và có thể giữ dữ liệu tối đa 30 ngày để phát hiện lạm dụng rồi xoá. Việc ủy thác này dựa trên hợp đồng xử lý dữ liệu với OpenAI, bảo đảm hệ thống bảo vệ đạt chuẩn theo Điều 28 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản (基準適合体制); bạn có thể yêu cầu chúng tôi cho biết các biện pháp đó.

6. Dữ liệu của bạn được lưu ở đâu

Dữ liệu hồ sơ của bạn được lưu trữ và xử lý tại Nhật Bản (vùng Tokyo) trên hạ tầng điện toán đám mây của hai nhà cung cấp:

• Supabase, Inc. (Hoa Kỳ) — cơ sở dữ liệu và kho tệp; máy chủ tại vùng ap-northeast-1 (Tokyo)
• Vercel, Inc. (Hoa Kỳ) — máy chủ chạy website; vùng hnd1 (Tokyo)

Hai nhà cung cấp này chỉ cung cấp hạ tầng: họ không đọc, không dùng dữ liệu của bạn cho mục đích riêng, và bị ràng buộc bởi hợp đồng dịch vụ có điều khoản bảo vệ dữ liệu. Chúng tôi coi họ là bên được ủy thác xử lý (委託先) theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, và chịu trách nhiệm giám sát họ.

Bản sao dự phòng của cơ sở dữ liệu cũng được giữ tại vùng Tokyo. Chúng tôi không chuyển dữ liệu hồ sơ của bạn sang máy chủ ở nước ngoài. Nội dung bạn gõ vào Tìm kiếm thông minh là trường hợp khác: nó được gửi tới OpenAI tại Hoa Kỳ để xử lý, như mô tả ở mục 5.

Nhân sự hỗ trợ kỹ thuật của hai nhà cung cấp có thể ở ngoài Nhật Bản. Theo hướng dẫn của cơ quan quản lý, nếu nhà cung cấp về nguyên tắc không truy cập dữ liệu thì không tính là cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài; nếu họ có thể truy cập để hỗ trợ, cần nêu tên nước và chế độ bảo vệ dữ liệu ở đó.

7. Chúng tôi giữ dữ liệu của bạn bao lâu

Nguyên tắc của chúng tôi rất đơn giản: giữ đúng thứ cần, đúng khoảng thời gian cần, rồi xoá.

Ảnh hộ chiếu và thẻ cư trú của bạn phục vụ đúng một việc — chứng minh hồ sơ của bạn với bên thẩm định. Việc đó xong thì chúng không còn lý do gì để nằm lại trên hệ thống, nên chúng tôi xoá. Bạn không phải yêu cầu, không phải nhớ — chúng tôi tự làm theo lịch.

Dữ liệu của bạn ở chỗ chúng tôi có ba lớp, mỗi lớp một thời hạn riêng.

① Ảnh giấy tờ bạn tải lên — hộ chiếu, thẻ cư trú, thẻ sinh viên, giấy tờ thu nhập, ảnh biên lai.

Bạn không bị mất giấy tờ giữa chừng. Đang đăng ký một căn mới thì lịch tính lại từ đầu; giấy tờ ở lại cùng bạn suốt quá trình tìm nhà.

② Hồ sơ đăng ký từng căn — bạn đã đăng ký căn nào, khi nào, kết quả ra sao. Chúng tôi giữ 180 ngày sau khi hồ sơ khép lại, để còn tra cứu giúp bạn nếu bạn hoặc công ty bảo lãnh hỏi lại. Phần này không chứa ảnh giấy tờ — chúng đã được xoá theo lịch ở trên.

③ Thông tin cơ bản trong tài khoản của bạn — họ tên, ngày sinh, quốc tịch, email, số điện thoại, địa chỉ. Chúng tôi giữ chừng nào bạn còn tài khoản, để bạn không phải khai lại từ đầu. Lần sau quay lại, đăng nhập là thấy thông tin của mình còn nguyên; bạn chỉ cần chụp lại ảnh giấy tờ và cập nhật vài chỗ đã thay đổi — nơi ở hiện tại, công việc, căn bạn muốn thuê.

Hai thứ chúng tôi giữ lại, và chúng bảo vệ bạn thế nào. Bản ghi những gì bạn đã đồng ý — cam kết bằng văn bản rằng chúng tôi chỉ làm đúng những việc bạn cho phép. Bản ghi từng lần chúng tôi gửi hồ sơ đi, gồm gửi gì, cho ai, ngày nào — nhờ nó, khi bạn hỏi hồ sơ của mình đã đến những đâu, chúng tôi trả lời được chính xác đến từng ngày; luật Nhật cũng yêu cầu giữ tối thiểu ba năm. Cả hai đều không chứa ảnh giấy tờ của bạn.

Lịch sử Tìm kiếm thông minh (Smart Search). Nếu bạn đã đăng nhập, lịch sử mỗi cuộc tìm kiếm được giữ 90 ngày kể từ lần cuối bạn gửi câu hỏi trong cuộc đó, rồi tự động xoá hẳn. Nếu bạn chưa đăng nhập, lịch sử gắn với trình duyệt qua cookie (thời hạn 30 ngày) và được giữ 30 ngày kể từ lần hỏi cuối, rồi tự động xoá hẳn; xoá cookie thì bạn không xem lại được lịch sử cũ trên trình duyệt đó, còn lịch sử vẫn bị xoá theo hạn trên. Để chống lạm dụng, chúng tôi chỉ giữ bộ đếm số lượt tìm (không chứa nội dung bạn gõ) tối đa 24 giờ. Căn bạn đã lưu vào Căn đã lưu không bị xoá theo lịch sử.

Bạn là người quyết định. Muốn chúng tôi xoá sớm hơn lịch? Chỉ cần một dòng gửi toanns.work@gmail.com. Muốn xoá toàn bộ tài khoản, kể cả khi hồ sơ đang chạy? Cũng được — chúng tôi sẽ cho bạn biết hồ sơ đó sẽ dừng lại.

8. Quyền của bạn

Bạn có quyền yêu cầu chúng tôi:

• Cho biết chúng tôi đang giữ dữ liệu gì về bạn
• Sửa thông tin sai
• Xóa dữ liệu khi không còn cần thiết
• Ngừng sử dụng hoặc ngừng gửi cho bên thứ ba
• Rút lại đồng ý đã cho

Gửi yêu cầu tới toanns.work@gmail.com. Chúng tôi trả lời và thực hiện trong 30 ngày.

Rút đồng ý không ảnh hưởng tới việc xử lý đã thực hiện hợp pháp trước đó. Nếu bạn rút đồng ý gửi hồ sơ cho bên thứ ba, chúng tôi sẽ không thể tiếp tục xử lý việc thuê nhà của bạn.

Lịch sử Tìm kiếm thông minh: bạn có thể tự xoá từng cuộc tìm kiếm hoặc toàn bộ lịch sử ngay trên trang, bất cứ lúc nào. Xoá là xoá hẳn khỏi hệ thống của chúng tôi, không chỉ ẩn khỏi màn hình, và không khôi phục được; căn đã lưu không bị xoá theo. Nếu bạn không tự xoá, lịch sử được giữ 90 ngày (đã đăng nhập) hoặc 30 ngày (chưa đăng nhập) kể từ lần hỏi cuối rồi tự động xoá. Nội dung đã gửi OpenAI trước đó vẫn theo hạn tối đa 30 ngày của họ (mục 5).

9. Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào

• Giấy tờ của bạn lưu trong kho riêng, tách khỏi ảnh căn hộ công khai
• Số hộ chiếu và số thẻ cư trú được mã hóa
• Nhân viên truy cập phải xác thực hai lớp
• Tệp tải lên được quét trước khi đưa vào hồ sơ

10. Khi có sự cố

Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân của bạn, chúng tôi sẽ xử lý theo quy trình ứng phó và thực hiện nghĩa vụ báo cáo, thông báo theo quy định của pháp luật.

11. Thay đổi chính sách này

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này. Bản mới sẽ ghi rõ số phiên bản và ngày hiệu lực. Khi thay đổi ảnh hưởng tới phạm vi dữ liệu hoặc bên nhận, chúng tôi sẽ xin lại đồng ý của bạn.

---