Người nước ngoài thuê nhà ở Nhật cần giấy tờ gì? Checklist hồ sơ

8 tháng 9, 2026

Checklist giấy tờ thuê nhà tại Nhật dành cho người nước ngoài: thẻ cư trú, hộ chiếu, hồ sơ công việc, thu nhập, người liên hệ khẩn cấp và giấy tờ người ở cùng.

Người nước ngoài thuê nhà ở Nhật thường phải trải qua hai bước khác nhau: nộp đơn xin thuê để được xét duyệt và ký hợp đồng sau khi hồ sơ được chấp nhận. Giấy tờ ở hai bước có thể không hoàn toàn giống nhau.

Câu trả lời ngắn: bạn nên chuẩn bị trước thẻ cư trú, hộ chiếu, giấy tờ chứng minh công việc hoặc việc học, chứng từ thu nhập, số điện thoại tại Nhật, thông tin người liên hệ khẩn cấp và giấy tờ của tất cả người sẽ ở trong căn nhà. Nếu sử dụng công ty bảo lãnh hoặc người bảo lãnh cá nhân, sẽ có thêm hồ sơ theo yêu cầu của bên bảo lãnh.

Không có một bộ giấy tờ duy nhất áp dụng cho mọi căn. Chủ nhà, công ty quản lý và công ty bảo lãnh có thể yêu cầu khác nhau. Hướng dẫn tìm phòng cho người nước ngoài của Bộ Đất đai Nhật Bản liệt kê các tài liệu thường được dùng khi xét duyệt gồm hộ chiếu, thẻ cư trú, chứng minh thu nhập, chứng nhận làm việc hoặc chứng nhận đang học. Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản

Checklist hồ sơ cơ bản

Trước khi bắt đầu xem nhà, hãy tạo một thư mục riêng và chuẩn bị bản chụp rõ nét của các giấy tờ sau:

Thẻ cư trú còn hiệu lực.
Hộ chiếu.
Giấy chứng nhận đang làm việc, hợp đồng lao động hoặc giấy tiếp nhận việc làm.
Phiếu lương hoặc giấy tờ chứng minh thu nhập theo yêu cầu.
Thẻ học sinh, sinh viên hoặc giấy chứng nhận đang học nếu bạn là du học sinh.
Số điện thoại Nhật có thể nhận cuộc gọi.
Thông tin nơi làm việc hoặc trường học.
Thông tin người liên hệ khẩn cấp.
Thông tin của vợ, chồng, con hoặc người ở cùng.
Con dấu nếu công ty quản lý yêu cầu khi ký hợp đồng.
Tài khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán tiền thuê được chấp nhận.

Bạn không nên gửi toàn bộ giấy tờ tùy thân ngay khi mới hỏi một căn. Trước tiên, hãy xác nhận người nhận là công ty bất động sản hoặc đơn vị tham gia xét duyệt, biết rõ mục đích sử dụng và sử dụng kênh gửi hồ sơ phù hợp.

1. Thẻ cư trú `在留カード`

Thẻ cư trú là giấy tờ quan trọng nhất đối với người nước ngoài đang sống trung và dài hạn tại Nhật. Bên xét duyệt thường dùng thẻ để kiểm tra:

Họ tên theo đăng ký chính thức.
Tư cách lưu trú.
Thời hạn lưu trú.
Địa chỉ hiện tại.
Việc có giới hạn lao động hay không.

Ảnh chụp phải rõ cả mặt trước và mặt sau. Nếu mặt sau có cập nhật địa chỉ hoặc ghi chú, không được chỉ gửi mặt trước.

Nếu bạn vừa chuyển nhà nhưng thẻ cư trú vẫn ghi địa chỉ cũ, hãy hoàn thành thủ tục đổi địa chỉ trước khi nộp hồ sơ quan trọng. Đối với người cư trú trung và dài hạn, thay đổi nơi ở phải được khai báo tại cơ quan hành chính địa phương trong thời hạn áp dụng. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hướng dẫn rằng khi chuyển nơi ở, người thuộc diện này phải khai báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản

2. Hộ chiếu

Không phải hồ sơ nào cũng yêu cầu hộ chiếu, nhưng bạn nên chuẩn bị bản trang có ảnh và thông tin cá nhân. Nếu tên trên hộ chiếu, thẻ cư trú và các giấy tờ công việc có cách viết khác nhau, hãy báo trước cho người phụ trách.

Ví dụ, việc có hoặc không có khoảng trắng giữa họ và tên, sử dụng chữ cái Latin khác nhau hoặc đảo thứ tự tên có thể khiến hồ sơ bị xem là không thống nhất. Đừng tự sửa tên trên biểu mẫu cho “dễ đọc”; hãy dùng cách viết đúng theo giấy tờ được yêu cầu.

3. Chứng minh công việc

Người đang đi làm có thể được yêu cầu một hoặc nhiều tài liệu sau:

在職証明書: giấy chứng nhận đang làm việc.
雇用契約書: hợp đồng lao động.
労働条件通知書: thông báo điều kiện lao động.
Giấy tiếp nhận việc làm nếu chưa đến ngày bắt đầu.
Thông tin công ty, địa chỉ, số điện thoại và bộ phận làm việc.

Nếu mới chuyển việc hoặc mới sang Nhật, bạn có thể chưa có nhiều phiếu lương. Trong trường hợp đó, nên chuẩn bị hợp đồng lao động, thông báo mức lương và ngày bắt đầu làm việc. Việc tài liệu có được chấp nhận hay không vẫn do bên xét duyệt quyết định.

Người làm hợp đồng ngắn hạn, làm phái cử hoặc làm nhiều nơi nên giải thích rõ hình thức làm việc. Thông tin trên đơn thuê nhà phải khớp với giấy tờ, không nên ghi “nhân viên chính thức” nếu hợp đồng thể hiện hình thức khác.

4. Chứng minh thu nhập

Bên xét duyệt cần biết người thuê có khả năng trả tiền nhà đều đặn. Tùy trường hợp, họ có thể yêu cầu:

Một hoặc nhiều phiếu lương gần nhất.
Giấy chứng nhận thu nhập.
Giấy chứng nhận thuế hoặc không chịu thuế.
Sao kê hoặc chứng minh số dư trong trường hợp đặc biệt.
Hồ sơ thu nhập của người bảo lãnh.

Không có tỷ lệ tiền thuê trên thu nhập áp dụng bắt buộc cho mọi công ty. Mỗi chủ nhà và công ty bảo lãnh có tiêu chí riêng. Vì vậy, thay vì cố sửa con số cho đẹp, hãy khai đúng thu nhập và nhờ bên môi giới lọc những căn phù hợp với hồ sơ thực tế.

5. Hồ sơ dành cho du học sinh

Du học sinh thường chưa có thu nhập ổn định như người đi làm. Hãy chuẩn bị:

Thẻ sinh viên hoặc giấy chứng nhận đang học.
Giấy nhập học nếu chưa bắt đầu học.
Thông tin trường và thời gian khóa học.
Chứng minh học bổng, tiền tiết kiệm hoặc nguồn hỗ trợ nếu được yêu cầu.
Thông tin người bảo lãnh hoặc người chi trả chi phí.
Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú nếu thông tin việc làm thêm có liên quan đến hồ sơ.

Không nên lấy thu nhập việc làm thêm tối đa theo lý thuyết để khai thành thu nhập cố định. Hãy dùng chứng từ thực tế và giải thích rõ nguồn thanh toán tiền thuê.

6. Người liên hệ khẩn cấp khác người bảo lãnh

Đây là chỗ người mới thuê nhà dễ nhầm nhất.

緊急連絡先 là người có thể được liên hệ khi không gọi được cho bạn hoặc xảy ra tình huống khẩn cấp. Người này không tự động trở thành người chịu trách nhiệm trả nợ thay bạn.

連帯保証人 là người bảo lãnh liên đới theo hợp đồng và có trách nhiệm pháp lý rộng hơn. Ngoài ra, nhiều căn sử dụng 家賃債務保証会社 — công ty bảo lãnh tiền thuê — thay cho hoặc cùng với người bảo lãnh cá nhân.

Khi được yêu cầu “thông tin người bảo lãnh”, hãy hỏi rõ họ cần loại nào. Không tự điền tên một người bạn vào phần bảo lãnh khi người đó chưa hiểu và chưa đồng ý.

7. Giấy tờ của người ở cùng

Đơn thuê phải khai đúng số người sẽ sống trong căn nhà. Với vợ, chồng, con hoặc người ở ghép, bên quản lý có thể yêu cầu:

Họ tên, ngày sinh và quan hệ với người đứng tên.
Bản thẻ cư trú hoặc hộ chiếu.
Thông tin trường học hoặc nơi làm việc.
Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình trong một số trường hợp.

Không khai một người nhưng sau đó tự ý để nhiều người ở. Điều này có thể vi phạm điều khoản về người cư trú, số người tối đa hoặc cấm cho thuê lại.

Nếu gia đình mới chuẩn bị sang Nhật và chưa có thẻ cư trú, hãy nói rõ tình trạng, thời gian dự kiến nhập cảnh và loại giấy tờ hiện có. Bên môi giới cần kiểm tra trước xem căn đó có chấp nhận cách nộp hồ sơ này không.

8. Tài khoản ngân hàng và số điện thoại Nhật

Nhiều quy trình xét duyệt có cuộc gọi xác nhận tới người thuê, nơi làm việc hoặc người liên hệ khẩn cấp. Số điện thoại phải hoạt động, nhận được cuộc gọi và có người biết mình có thể được liên hệ.

Sau khi được duyệt, tiền thuê có thể được thu qua trích nợ ngân hàng, thẻ hoặc phương thức do công ty quản lý quy định. Nếu bạn mới sang chưa có tài khoản ngân hàng, nên báo sớm để kiểm tra phương án thanh toán, thay vì đợi đến ngày ký mới xử lý.

Cách đặt tên file để tránh nhầm hồ sơ

Bạn có thể đặt file theo cấu trúc:

HoTen_LoaiGiayTo_NgayCap.pdf

Ví dụ:

NguyenVanA_ResidenceCard_Front.jpg
NguyenVanA_ResidenceCard_Back.jpg
NguyenVanA_EmploymentContract.pdf
NguyenVanA_Payslip_2026-07.pdf

Không gửi ảnh bị cắt góc, phản sáng hoặc nén đến mức không đọc được. Nếu tài liệu có nhiều trang, nên ghép đúng thứ tự thành một file PDF.

Những lỗi khiến hồ sơ bị chậm

Tên trên đơn không khớp thẻ cư trú.
Quên gửi mặt sau thẻ cư trú.
Khai thu nhập không khớp phiếu lương.
Không báo có người ở cùng.
Số điện thoại không nhận cuộc gọi.
Người liên hệ khẩn cấp không biết mình đã được khai.
Ngày muốn vào nhà không thống nhất.
Gửi giấy tờ hết hạn hoặc ảnh không đọc được.
Chậm bổ sung giấy tờ khiến căn được chuyển cho người khác.

NST Connect có thể hỗ trợ gì?

NST Connect có thể hỗ trợ bạn lọc căn chấp nhận hồ sơ người nước ngoài, lập checklist giấy tờ theo tình trạng đi làm, du học hoặc gia đình, giải thích biểu mẫu và kiểm tra tính thống nhất trước khi nộp.

Để bắt đầu, hãy cung cấp sáu thông tin không nhạy cảm: khu vực muốn ở, ngày vào nhà, số người ở, tư cách lưu trú, công việc hoặc trường học và mức tiền thuê tối đa. Chỉ gửi ảnh giấy tờ khi đã xác định rõ người tiếp nhận và mục đích nộp.

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, bạn cũng có thể xem qua danh sách căn đang mở kèm chi phí hàng tháng và ga gần nhất để hình dung ngân sách cần chứng minh.

Câu hỏi thường gặp

Mới sang Nhật chưa có phiếu lương có thuê nhà được không?

Có thể, nhưng tùy căn và bên xét duyệt. Hợp đồng lao động, giấy tiếp nhận việc làm, mức lương dự kiến, số dư hoặc nguồn hỗ trợ có thể được xem xét. Nên lọc căn phù hợp trước khi nộp.

Có cần `住民票` khi xin thuê nhà không?

Không phải mọi hồ sơ xin thuê đều cần ngay từ đầu. Một số công ty yêu cầu ở bước ký hợp đồng hoặc nhận nhà. Hãy lấy đúng loại và đúng mục thông tin theo yêu cầu, không tự in My Number nếu bên nhận không cần.

Có thể dùng ảnh chụp màn hình giấy tờ không?

Chỉ khi bên tiếp nhận đồng ý và nội dung đọc được đầy đủ. PDF hoặc ảnh chụp trực tiếp, rõ bốn góc thường dễ kiểm tra hơn.

Người liên hệ khẩn cấp bắt buộc phải là người Nhật không?

Không có một điều kiện chung cho mọi căn. Một số bên yêu cầu người sống tại Nhật hoặc có thể giao tiếp bằng tiếng Nhật; nơi khác có tiêu chí khác. Cần hỏi trước khi nộp.

Bài liên quan

Nguồn được kiểm tra ngày 27/08/2026. Yêu cầu hồ sơ cụ thể do chủ nhà, công ty quản lý và công ty bảo lãnh của từng căn quyết định.