Mới đi làm ở Nhật, chưa có đủ phiếu lương thì thuê nhà bằng giấy tờ gì?

Bạn mới vào công ty ở Nhật và chưa nhận đủ 1–3 tháng phiếu lương? Điều đó không đồng nghĩa chắc chắn không thuê được nhà. Điểm người cho thuê, công ty quản lý và công ty bảo lãnh muốn kiểm tra là: bạn thực sự đã có việc hay chưa, khi nào bắt đầu làm, hình thức lao động là gì và thu nhập dự kiến có đủ trả tiền nhà không.

Khi chưa có đủ 給与明細, bạn có thể đề nghị dùng kết hợp 雇用契約書, 労働条件通知書, 内定通知書, 在職証明書, giấy xác nhận thu nhập dự kiến và chứng minh số dư. Tuy nhiên, giấy nào được chấp nhận phụ thuộc từng căn, chủ nhà, công ty quản lý và công ty bảo lãnh. Không có một bộ thay thế được bảo đảm dùng ở mọi nơi.

Chọn nhanh theo tình trạng việc làm

Đừng tự gửi một tập giấy dày mà chưa hỏi. Hãy nói ngay với môi giới: “Tôi vào công ty ngày nào, hiện có giấy gì, phiếu lương đầu tiên phát ngày nào” rồi yêu cầu họ xác nhận trước với bên xét hồ sơ.

Vì sao phiếu lương thường được yêu cầu?

Phiếu lương là cách đơn giản để đối chiếu việc làm và số tiền thực tế đã được trả. Nhưng với người mới đi làm, phiếu lương chưa tồn tại không phải do che giấu thu nhập mà chỉ vì chưa đến kỳ trả lương.

• 給与明細 cho thấy mức lương thực trả, khoản khấu trừ và tên đơn vị trả lương.

• Nhiều hồ sơ yêu cầu 1–3 tháng gần nhất, nhưng đây là thực hành xét hồ sơ chứ không phải một con số bắt buộc giống nhau cho mọi căn.

• Người mới vào làm cần chứng minh thu nhập tương lai có cơ sở, thay vì cố tạo ra giấy tờ chưa thể có.

• Bên xét hồ sơ còn so ngày vào làm, ngày trả lương, hình thức hợp đồng và tiền thuê.

• Nội dung trong đơn, giấy công ty và lời xác nhận qua điện thoại phải thống nhất.

Một phiếu lương của công ty cũ không tự chứng minh bạn vẫn có thu nhập tại công ty mới. Nó có thể bổ sung lịch sử thu nhập, nhưng hồ sơ việc mới vẫn là phần chính.

Bộ giấy tờ thay thế nên chuẩn bị

1. 労働条件通知書 hoặc 雇用契約書

Đây thường là giấy mạnh nhất khi chưa có phiếu lương. Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản nêu rằng khi ký hợp đồng lao động, chủ sử dụng phải thông báo các điều kiện như tiền lương và thời gian làm việc; nhiều nội dung phải được thể hiện bằng văn bản hoặc hình thức điện tử đáp ứng điều kiện.

• Tên người lao động phải trùng hộ chiếu và thẻ cư trú.

• Tên và địa chỉ công ty phải rõ.

• Ngày bắt đầu làm việc phải được ghi.

• Hình thức tuyển dụng, thời hạn hợp đồng và điều kiện gia hạn cần dễ nhận biết.

• Mức lương tháng, lương giờ hoặc cách tính lương phải có.

• Nếu phụ cấp cố định được tính vào thu nhập, nên thể hiện riêng.

Nếu giấy chỉ ghi “đã tuyển” nhưng không có mức lương hoặc ngày vào làm, khả năng chứng minh sức trả tiền nhà sẽ yếu hơn. Có thể nhờ HR cấp thêm giấy xác nhận điều kiện lao động hoặc thu nhập dự kiến.

2. 内定通知書 hoặc 採用通知書

Giấy báo trúng tuyển hữu ích khi bạn đã được nhận nhưng chưa vào làm. Nên ưu tiên bản chính thức do công ty phát hành, không chỉ là ảnh chụp đoạn chat.

• Có tên người được tuyển.

• Có tên công ty và thông tin liên hệ.

• Có ngày dự kiến vào làm.

• Có hình thức tuyển dụng.

• Tốt nhất có mức lương hoặc mức thu nhập dự kiến.

• Có dấu, chữ ký hoặc yếu tố giúp xác định người phát hành nếu công ty sử dụng.

Email tuyển dụng có thể được dùng làm tài liệu bổ sung, nhưng hãy hỏi công ty liệu họ có thể cấp 内定通知書, 採用通知書 hoặc 労働条件通知書 dạng PDF hay giấy hay không.

3. 在職証明書

Nếu đã bắt đầu làm, 在職証明書 giúp xác nhận bạn thực sự đang thuộc biên chế công ty. Một số công ty chỉ ghi tên, bộ phận và ngày vào làm; một số có thể ghi thêm hình thức lao động hoặc thu nhập.

• Yêu cầu cấp sau ngày vào công ty.

• Kiểm tra ngày phát hành còn mới.

• Nếu được, nhờ ghi ngày vào làm và loại hợp đồng.

• Nếu cần chứng minh lương, hỏi có thể ghi 月額給与 hoặc 年収見込 không.

• Chuẩn bị số điện thoại bộ phận có thể xác nhận khi nhận cuộc gọi.

Không tự sửa hoặc ghép nội dung vào giấy của công ty. Nếu thiếu thông tin, xin công ty cấp lại hoặc cấp giấy bổ sung.

4. Giấy xác nhận thu nhập dự kiến

Một số nơi chấp nhận 収入見込証明書, 給与支払見込証明書 hoặc mẫu riêng của bên quản lý. UR, chẳng hạn, hướng dẫn người làm việc chưa đủ 1 năm dùng mẫu chứng nhận thu nhập do UR quy định; người sắp đi làm nhưng chưa có thu nhập hiện tại cũng có thể dùng mẫu này kèm giấy chứng minh quan hệ lao động.

• Hỏi môi giới xem có mẫu chỉ định không.

• Không tự tạo một mẫu rồi giả định sẽ được chấp nhận.

• Đưa mẫu cho HR điền và xác nhận.

• Kiểm tra kỳ tính, lương cơ bản, phụ cấp và thưởng có được tách rõ không.

• Chỉ khai khoản thu nhập có thể được công ty xác nhận.

Ví dụ UR không có nghĩa mọi căn tư nhân phải chấp nhận mẫu của UR. Điểm rút ra là tổ chức xét hồ sơ có thể có mẫu thu nhập riêng cho người mới được tuyển.

5. Chứng minh số dư và lịch sử nhận tiền

預金残高証明書, bản sao sổ ngân hàng hoặc sao kê có thể bổ sung khả năng chi trả trong thời gian chưa có lịch sử lương. Đây thường là giấy hỗ trợ, không mặc nhiên thay thế toàn bộ chứng minh việc làm.

• Dùng tài khoản đứng tên người nộp hồ sơ.

• Để lộ tên, ngày phát hành và số dư; che thông tin giao dịch không liên quan chỉ khi bên nhận đồng ý.

• Nếu nộp bản tiếng nước ngoài, hỏi có cần bản dịch không.

• Không vay tiền tạm thời chỉ để chụp số dư rồi rút ngay.

• Giải thích nguồn tiền nếu có khoản chuyển lớn bất thường và được hỏi.

Hồ sơ cơ bản vẫn phải nộp

Bài này chỉ nói về phần thay thế phiếu lương, không thay thế bộ hồ sơ thuê nhà chung. Người nước ngoài thường vẫn được yêu cầu các giấy tờ nhận dạng, cư trú và liên hệ.

Đừng nộp giấy có My Number cá nhân nếu không được yêu cầu. Khi gửi bản sao thẻ cư trú, hãy hỏi cách truyền an toàn và mục đích sử dụng.

Nhờ công ty cấp giấy như thế nào?

Bạn có thể viết cho HR rằng giấy được dùng cho 賃貸住宅の入居審査 và hỏi họ có thể cấp giấy nào thể hiện ngày vào làm cùng thu nhập dự kiến. Cách nói rõ mục đích giúp HR chọn đúng mẫu.

• Nêu tên đầy đủ đúng theo giấy tờ.

• Nêu hạn cần nhận, nhưng để thời gian hợp lý cho công ty xử lý.

• Hỏi bản PDF có được đóng dấu điện tử hoặc xác nhận chính thức không.

• Nếu bên quản lý có mẫu, gửi nguyên mẫu cho HR.

• Không yêu cầu công ty xác nhận số tiền không có trong điều kiện lao động.

Câu hỏi mẫu: “賃貸住宅の入居審査に使用するため、入社日と月額給与（または年収見込）が確認できる在職証明書または収入見込証明書を発行していただけますでしょうか。”

Nộp hồ sơ theo thứ tự nào?

1. Nói với môi giới ngay rằng bạn mới vào công ty và chưa có đủ phiếu lương.

2. Hỏi chính xác cần mấy tháng phiếu lương và giấy nào được thay thế.

3. Xin tên công ty quản lý hoặc công ty bảo lãnh sẽ xét nếu họ có thể cho biết.

4. Nhờ HR cấp 労働条件通知書, 在職証明書 hoặc mẫu thu nhập phù hợp.

5. Chuẩn bị giấy nhận dạng, cư trú, liên hệ và thanh toán cơ bản.

6. Sắp xếp giấy theo một dòng thời gian: ngày được tuyển, ngày vào làm, ngày trả lương đầu tiên.

7. Nộp các file rõ, đủ trang, không cắt mất tên công ty hay mức lương.

8. Báo trước giờ thuận tiện để nhận cuộc gọi xác minh.

9. Bổ sung phiếu lương đầu tiên nếu bên xét yêu cầu sau khi đã phát hành.

Việc thông báo trước tốt hơn để bên môi giới chọn căn và công ty bảo lãnh phù hợp từ đầu. Đừng ký hoặc chuyển tiền chỉ vì được nói miệng rằng “chắc chắn qua”.

Nếu đang trong thời gian thử việc

Thử việc không tự động khiến hồ sơ bị loại, nhưng bên xét có thể xem kỹ thời hạn thử việc, mức lương trong thử việc và điều kiện trở thành nhân viên chính thức.

• Nộp trang ghi rõ thời gian thử việc.

• Cho thấy lương thử việc và lương sau thử việc nếu khác nhau.

• Không khai “nhân viên chính thức, không thời hạn” nếu hợp đồng chưa ghi như vậy.

• Bổ sung 在職証明書 sau khi đã bắt đầu làm.

• Chọn mức thuê phù hợp với khoản thu nhập chắc chắn trong thời gian thử việc.

Nếu hợp đồng có điều kiện khiến thu nhập biến động mạnh, hãy nhờ môi giới xác nhận trước cách bên xét tính thu nhập.

Nếu lương đầu tiên thấp hoặc chưa đủ tháng

Phiếu lương đầu tiên có thể thấp vì bạn vào làm giữa tháng, chưa đủ ngày công hoặc phụ cấp chưa được tính. Nộp riêng phiếu đó mà không giải thích có thể tạo hình ảnh thu nhập thấp hơn thực tế.

• Nộp kèm giấy ghi mức lương tháng theo hợp đồng.

• Nêu ngày vào công ty và kỳ chốt công.

• Nêu ngày trả lương đầu tiên.

• Nếu có, xin HR xác nhận đây là khoản lương chưa đủ tháng.

• Không tự nhân số lương theo ngày rồi khai thành thu nhập chính thức nếu công ty chưa xác nhận.

Có nên dùng thu nhập của công ty cũ?

Có thể dùng làm tài liệu bổ sung nếu bên xét đồng ý, nhất là khi bạn chuyển việc không có khoảng trống. Nhưng 源泉徴収票 hoặc phiếu lương cũ chứng minh lịch sử, không thay cho việc chứng minh công việc mới đang tồn tại.

• Nộp hồ sơ việc mới làm chính.

• Dùng 源泉徴収票 để cho thấy thu nhập năm trước khi phù hợp.

• Có thể thêm sao kê nhận lương cũ để xác nhận dòng tiền.

• Không giấu việc đã nghỉ công ty cũ.

• Giải thích rõ ngày kết thúc việc cũ và ngày bắt đầu việc mới.

Nếu giấy tờ vẫn chưa đủ

Đừng sửa giấy hoặc khai thu nhập cao hơn. Hãy hỏi về phương án hợp lệ cho chính căn đó.

• Chọn căn có tiền thuê thấp hơn so với thu nhập dự kiến.

• Hỏi có thể dùng công ty bảo lãnh khác hay không, nếu chủ nhà cho phép.

• Hỏi có thể thêm người bảo lãnh hoặc người hỗ trợ tiền thuê đáp ứng điều kiện không.

• Hỏi về hợp đồng công ty nếu nơi làm việc có chế độ 社宅 hoặc 法人契約.

• Xem lựa chọn có tiêu chuẩn và mẫu chứng minh riêng như UR nếu phù hợp.

• Cân nhắc lùi ngày nộp đến khi có phiếu lương đầu tiên nếu không gấp.

Mỗi lựa chọn có điều kiện và chi phí riêng. Không nên chuyển tiền đặt cọc không hoàn lại trước khi hiểu rõ căn có nhận hồ sơ của người mới đi làm hay không.

Những lỗi thường gặp

• Ghi “đã làm 3 tháng” dù mới vào công ty.

• Chỉ gửi offer email không có ngày vào làm hoặc mức lương.

• Nộp hợp đồng thiếu trang có chữ ký hoặc điều kiện lương.

• Dùng phiếu lương cũ nhưng không nói đã chuyển việc.

• Khai lương gồm thưởng chưa chắc được trả.

• Để HR và môi giới ghi khác nhau về loại hợp đồng.

• Không nghe điện thoại xác minh từ công ty bảo lãnh.

• Gửi My Number hoặc dữ liệu không cần thiết trong bản sao.

Câu hỏi thường gặp

Chưa có phiếu lương nào thì có thể nộp hồ sơ không?

Có thể, nếu căn và bên xét chấp nhận giấy chứng minh việc làm cùng thu nhập dự kiến. Hỏi trước xem họ nhận 内定通知書, 雇用契約書, 労働条件通知書 hay mẫu 収入見込証明書 nào.

Chỉ có hợp đồng lao động là đủ không?

Không thể đảm bảo. Hợp đồng có ngày vào làm và mức lương là tài liệu mạnh, nhưng bên xét vẫn có thể yêu cầu 在職証明書, số dư, liên hệ khẩn cấp hoặc phiếu lương sau khi phát hành.

Mới làm 1 tháng, nộp 1 phiếu lương được không?

Hãy nộp phiếu đã có và bổ sung giấy công ty. Nếu phiếu đầu tiên chưa đủ tháng, giải thích bằng ngày vào làm, kỳ tính lương và mức lương hợp đồng.

Có cần nhờ công ty đóng dấu không?

Tùy mẫu và bên nhận. Nhiều công ty phát hành tài liệu điện tử chính thức, nhưng một số bên xét yêu cầu dấu hoặc thông tin người phụ trách. Hãy lấy yêu cầu trước rồi gửi HR.

Số dư bao nhiêu thì chắc chắn được chấp nhận?

Không có một con số chung bảo đảm qua. Số dư được đánh giá cùng tiền thuê, thu nhập dự kiến, số người ở, phí ban đầu và quy tắc của bên xét.

Nộp giấy tờ thay thế có làm hồ sơ yếu hơn không?

Hồ sơ có ít lịch sử thực nhận hơn nên có thể bị kiểm tra kỹ hơn, nhưng giấy nhất quán, thu nhập phù hợp tiền thuê và xác minh được công việc sẽ tốt hơn một bộ hồ sơ nhiều giấy mà mâu thuẫn.

Checklist cuối cùng

• Báo ngay rằng bạn mới vào công ty.

• Hỏi giấy thay thế được chấp nhận trước khi nộp.

• Chuẩn bị giấy có ngày vào làm và mức lương.

• Xin 在職証明書 nếu đã bắt đầu làm.

• Nộp phiếu lương đã có, dù chưa đủ 3 tháng.

• Giải thích phiếu đầu tiên nếu chưa đủ tháng.

• Giữ mọi thông tin về việc làm nhất quán.

• Chuẩn bị nghe điện thoại xác minh.

• Chỉ gửi dữ liệu cá nhân thực sự cần thiết.

Việc chấp nhận giấy tờ và kết quả xét phụ thuộc từng căn, chủ nhà, công ty quản lý và công ty bảo lãnh. Hãy yêu cầu môi giới xác nhận bằng văn bản bộ giấy thay thế được nhận trước khi bạn nộp hồ sơ hoặc chuyển khoản.

Trước khi nộp, hãy đối chiếu ngân sách của bạn với các căn đang mở: tổng tiền hàng tháng và chi phí ban đầu đều được ghi theo từng khoản.

Bài liên quan

• Người nước ngoài thuê nhà ở Nhật cần giấy tờ gì? Checklist hồ sơ

• Vì sao hồ sơ thuê nhà ở Nhật bị từ chối? 10 nguyên nhân thường gặp

• Vì sao hồ sơ thuê nhà bị công ty bảo lãnh từ chối?

• Người nước ngoài mở tài khoản ngân hàng ở Nhật cần giấy tờ gì?