Kebijakan Privasi — Layanan Permohonan Sewa NST-Connect

1. Siapa yang bertanggung jawab atas data Anda

Pengendali data

株式会社NST ConnectNST-Connect

Alamat terdaftar

〒169-0073 東京都新宿区百人町1丁目16-18 センチュリービル2階1 Chome-16-18 Hyakunincho, Shinjuku City, Tokyo 169-0073

Perwakilan

Tony Nguyen (代表者)

Kontak untuk pertanyaan data

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

Anggota dari

Dream House

2. Apa yang kami kumpulkan

Informasi yang Anda berikan saat membuat permohonan: nama lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, kewarganegaraan, status tinggal; email, nomor telepon, alamat saat ini; data pekerjaan atau sekolah dan penghasilan; kondisi tempat tinggal saat ini dan perkiraan waktu pindah; kontak darurat di Jepang dan kontak orang tua. Dokumen yang Anda unggah: paspor, kartu izin tinggal (在留カード); kartu pelajar atau dokumen asuransi (bagi pelajar); bukti penghasilan bila diperlukan; foto bukti transfer uang komitmen. Informasi teknis: catatan akses untuk keamanan dan pencegahan penipuan.

3. Apa yang TIDAK kami kumpulkan

Hal berikut dilarang dalam sistem kami. Jika Anda mengunggahnya karena keliru, berkas tersebut dikarantina dan tidak pernah disertakan dalam pengiriman: My Number (マイナンバー) dan bagian belakang Kartu My Number; kata sandi atau PIN Anda; kredensial perbankan daring; data kartu pembayaran secara lengkap; informasi kesehatan, agama, pandangan politik, atau catatan kriminal yang tidak berkaitan dengan penyewaan. Staf kami tidak akan pernah menanyakan hal-hal tersebut.

4. Untuk apa kami menggunakan data Anda

Hanya untuk tujuan berikut: menyusun permohonan sewa; memeriksa kelayakan properti; penilaian oleh perusahaan pengelola properti; penilaian oleh perusahaan penjamin sewa; penyiapan kontrak; dukungan pelanggan; kepatuhan hukum; keamanan dan pencegahan penipuan; penanganan permintaan terkait data pribadi. Kami tidak menggunakan data permohonan Anda untuk iklan. Menerima informasi properti baru adalah persetujuan terpisah yang bersifat opsional dan dapat Anda tarik kapan saja.

5. Dengan siapa kami membagikan data Anda

Untuk mencarikan tempat tinggal, kami harus mengirim permohonan Anda kepada: perusahaan pengelola properti (管理会社); pemilik properti (貸主); perusahaan penjamin sewa (保証会社); agen perumahan perusahaan (社宅代行) bila berlaku — dan hanya setelah Anda memberikan persetujuan terpisah untuk itu. Setiap pengiriman hanya memuat kolom dan dokumen yang benar-benar diminta pihak penerima untuk properti tersebut; kami tidak mengirim seluruh berkas Anda. Kami menyimpan catatan setiap pengiriman: apa, kepada siapa, dan kapan. Staf kami memilih pihak penerima untuk setiap permohonan dan mencatat nama pihak tersebut.

6. Di mana data Anda disimpan

Bagian ini belum diterjemahkan — menampilkan teks bahasa Vietnam.

Dữ liệu hồ sơ của bạn được lưu trữ và xử lý tại Nhật Bản (vùng Tokyo) trên hạ tầng điện toán đám mây của hai nhà cung cấp:

• Supabase, Inc. (Hoa Kỳ) — cơ sở dữ liệu và kho tệp; máy chủ tại vùng ap-northeast-1 (Tokyo)
• Vercel, Inc. (Hoa Kỳ) — máy chủ chạy website; vùng hnd1 (Tokyo)

Hai nhà cung cấp này chỉ cung cấp hạ tầng: họ không đọc, không dùng dữ liệu của bạn cho mục đích riêng, và bị ràng buộc bởi hợp đồng dịch vụ có điều khoản bảo vệ dữ liệu. Chúng tôi coi họ là bên được ủy thác xử lý (委託先) theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, và chịu trách nhiệm giám sát họ.

Bản sao dự phòng của cơ sở dữ liệu cũng được giữ tại vùng Tokyo. Chúng tôi không chuyển dữ liệu hồ sơ của bạn sang máy chủ ở nước ngoài.

Nhân sự hỗ trợ kỹ thuật của hai nhà cung cấp có thể ở ngoài Nhật Bản. Theo hướng dẫn của cơ quan quản lý, nếu nhà cung cấp *về nguyên tắc không truy cập* dữ liệu thì không tính là cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài; nếu họ *có thể truy cập* để hỗ trợ, cần nêu tên nước và chế độ bảo vệ dữ liệu ở đó. Người có chuyên môn xác nhận cách diễn đạt cuối cùng của đoạn này trước khi có khách thật.

7. Berapa lama kami menyimpan data

Bagian ini belum diterjemahkan — menampilkan teks bahasa Vietnam.

Nguyên tắc của chúng tôi rất đơn giản: giữ đúng thứ cần, đúng khoảng thời gian cần, rồi xoá.

Ảnh hộ chiếu và thẻ cư trú của bạn phục vụ đúng một việc — chứng minh hồ sơ của bạn với bên thẩm định. Việc đó xong thì chúng không còn lý do gì để nằm lại trên hệ thống, nên chúng tôi xoá. Bạn không phải yêu cầu, không phải nhớ — chúng tôi tự làm theo lịch.

Dữ liệu của bạn ở chỗ chúng tôi có ba lớp, mỗi lớp một thời hạn riêng.

① Ảnh giấy tờ bạn tải lên — hộ chiếu, thẻ cư trú, thẻ sinh viên, giấy tờ thu nhập, ảnh biên lai.

Bạn không bị mất giấy tờ giữa chừng. Đang đăng ký một căn mới thì lịch tính lại từ đầu; giấy tờ ở lại cùng bạn suốt quá trình tìm nhà.

② Hồ sơ đăng ký từng căn — bạn đã đăng ký căn nào, khi nào, kết quả ra sao. Chúng tôi giữ 180 ngày sau khi hồ sơ khép lại, để còn tra cứu giúp bạn nếu bạn hoặc công ty bảo lãnh hỏi lại. Phần này không chứa ảnh giấy tờ — chúng đã được xoá theo lịch ở trên.

③ Thông tin cơ bản trong tài khoản của bạn — họ tên, ngày sinh, quốc tịch, email, số điện thoại, địa chỉ. Chúng tôi giữ chừng nào bạn còn tài khoản, để bạn không phải khai lại từ đầu. Lần sau quay lại, đăng nhập là thấy thông tin của mình còn nguyên; bạn chỉ cần chụp lại ảnh giấy tờ và cập nhật vài chỗ đã thay đổi — nơi ở hiện tại, công việc, căn bạn muốn thuê.

Hai thứ chúng tôi giữ lại, và chúng bảo vệ bạn thế nào. Bản ghi những gì bạn đã đồng ý — cam kết bằng văn bản rằng chúng tôi chỉ làm đúng những việc bạn cho phép. Bản ghi từng lần chúng tôi gửi hồ sơ đi, gồm gửi gì, cho ai, ngày nào — nhờ nó, khi bạn hỏi hồ sơ của mình đã đến những đâu, chúng tôi trả lời được chính xác đến từng ngày; luật Nhật cũng yêu cầu giữ tối thiểu ba năm. Cả hai đều không chứa ảnh giấy tờ của bạn.

Bạn là người quyết định. Muốn chúng tôi xoá sớm hơn lịch? Chỉ cần một dòng gửi toanns.work@gmail.com. Muốn xoá toàn bộ tài khoản, kể cả khi hồ sơ đang chạy? Cũng được — chúng tôi sẽ cho bạn biết hồ sơ đó sẽ dừng lại.

8. Hak Anda

Anda dapat meminta kami untuk: memberitahukan data apa yang kami simpan tentang Anda; memperbaiki informasi yang keliru; menghapus data yang tidak lagi diperlukan; menghentikan penggunaan atau pengiriman kepada pihak ketiga; menarik persetujuan yang telah diberikan. Kirim permintaan Anda ke toanns.work@gmail.com. Kami menjawab dan melaksanakannya dalam 30 hari. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi pemrosesan yang telah dilakukan secara sah sebelumnya. Jika Anda menarik persetujuan pengiriman kepada pihak ketiga, kami tidak dapat melanjutkan proses penyewaan Anda.

9. Bagaimana kami melindungi data Anda

Dokumen Anda disimpan dalam penyimpanan privat, terpisah dari foto properti publik; nomor paspor dan nomor kartu izin tinggal dienkripsi; akses staf memerlukan autentikasi dua faktor; berkas yang diunggah dipindai sebelum masuk ke berkas Anda.

10. Bila terjadi insiden

Jika terjadi insiden yang memengaruhi data pribadi Anda, kami akan mengikuti prosedur penanganan insiden dan memenuhi kewajiban pelaporan serta pemberitahuan sesuai hukum.

11. Perubahan kebijakan ini

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Versi baru akan mencantumkan nomor versi dan tanggal berlaku. Bila perubahan memengaruhi cakupan data atau pihak penerima, kami akan meminta persetujuan Anda kembali.