Kebijakan Privasi — Layanan Permohonan Sewa NST-Connect

1. Siapa yang bertanggung jawab atas data Anda

Pengendali data

株式会社NST ConnectNST-Connect

Alamat terdaftar

〒169-0075 東京都新宿区高田馬場1丁目17-18 ST高田馬場ビル8階ST Takadanobaba Bldg. 8F, 1 Chome-17-18 Takadanobaba, Shinjuku City, Tokyo 169-0075

Perwakilan

Tony Nguyen (代表者)

Kontak untuk pertanyaan data

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

Anggota dari

ST Housing

2. Apa yang kami kumpulkan

Informasi yang Anda berikan saat membuat permohonan: nama lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, kewarganegaraan, status tinggal; email, nomor telepon, alamat saat ini; data pekerjaan atau sekolah dan penghasilan; kondisi tempat tinggal saat ini dan perkiraan waktu pindah; kontak darurat di Jepang dan kontak orang tua. Dokumen yang Anda unggah: paspor, kartu izin tinggal (在留カード); kartu pelajar atau dokumen asuransi (bagi pelajar); bukti penghasilan bila diperlukan; foto bukti transfer uang jaminan pengajuan. Informasi teknis: catatan akses untuk keamanan dan pencegahan penipuan. Saat Anda menggunakan Pencarian Pintar (Smart Search) di halaman daftar properti: teks yang Anda ketik di kotak pencarian; kriteria pencarian yang diambil darinya dan daftar properti yang disarankan kepada Anda; dan, jika Anda belum masuk, kode acak yang disimpan di cookie browser untuk mengenali riwayat pencarian Anda — kode ini tidak berisi nama, email, atau informasi identitas lain, dan kami hanya menyimpannya dalam bentuk hash. Cookie ini berlaku 30 hari; jika Anda menghapusnya, Anda tidak dapat lagi melihat atau menghapus riwayat tersebut sendiri. Mohon jangan memasukkan nama, nomor telepon, email, nomor kartu izin tinggal, atau informasi pribadi lain ke kotak pencarian.

3. Apa yang TIDAK kami kumpulkan

Hal berikut dilarang dalam sistem kami. Jika Anda mengunggahnya karena keliru, berkas tersebut dikarantina dan tidak pernah disertakan dalam pengiriman: My Number (マイナンバー) dan bagian belakang Kartu My Number; kata sandi atau PIN Anda; kredensial perbankan daring; data kartu pembayaran secara lengkap; informasi kesehatan, agama, pandangan politik, atau catatan kriminal yang tidak berkaitan dengan penyewaan. Staf kami tidak akan pernah menanyakan hal-hal tersebut.

4. Untuk apa kami menggunakan data Anda

Hanya untuk tujuan berikut: menyusun permohonan sewa; memeriksa kelayakan properti; penilaian oleh perusahaan pengelola properti; penilaian oleh perusahaan penjamin sewa; penyiapan kontrak; dukungan pelanggan; kepatuhan hukum; keamanan dan pencegahan penipuan; penanganan permintaan terkait data pribadi. Kami tidak menggunakan data permohonan Anda untuk iklan. Menerima informasi properti baru adalah persetujuan terpisah yang bersifat opsional dan dapat Anda tarik kapan saja. Pencarian Pintar: memahami pertanyaan Anda sebagai kriteria pencarian hunian, menampilkan properti yang cocok, dan menyimpan riwayat agar Anda dapat melanjutkan atau meninjau pencarian. Teks yang Anda ketik di Pencarian Pintar tidak digunakan untuk iklan, tidak dijual, dan tidak digunakan untuk menilai berkas pengajuan sewa Anda.

5. Dengan siapa kami membagikan data Anda

Untuk mencarikan tempat tinggal, kami harus mengirim permohonan Anda kepada: perusahaan pengelola properti (管理会社); pemilik properti (貸主); perusahaan penjamin sewa (保証会社); agen perumahan perusahaan (社宅代行) bila berlaku — dan hanya setelah Anda memberikan persetujuan terpisah untuk itu. Setiap pengiriman hanya memuat kolom dan dokumen yang benar-benar diminta pihak penerima untuk properti tersebut; kami tidak mengirim seluruh berkas Anda. Kami menyimpan catatan setiap pengiriman: apa, kepada siapa, dan kapan. Staf kami memilih pihak penerima untuk setiap permohonan dan mencatat nama pihak tersebut. Khusus Pencarian Pintar: untuk memahami pertanyaan Anda, kami mengirim teks yang Anda ketik dan kriteria pencarian melalui API ke OpenAI, L.L.C. (Amerika Serikat), pihak yang kami beri kuasa memproses data (委託先) khusus untuk fitur ini, dan data diproses di Amerika Serikat, di luar Jepang. Kami tidak mengirim nama, email, nomor telepon, atau ID akun Anda. OpenAI tidak menggunakan data ini untuk melatih modelnya dan dapat menyimpannya paling lama 30 hari untuk mendeteksi penyalahgunaan, lalu menghapusnya. Penyerahan ini didasarkan pada perjanjian pemrosesan data dengan OpenAI yang menjamin sistem yang memenuhi standar Pasal 28 Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi Jepang (基準適合体制); Anda dapat meminta informasi tentang langkah-langkah tersebut.

6. Di mana data Anda disimpan

Data pengajuan Anda disimpan dan diproses di Jepang (wilayah Tokyo) pada infrastruktur cloud dua penyedia:

• Supabase, Inc. (Amerika Serikat) — basis data dan penyimpanan berkas; server di wilayah ap-northeast-1 (Tokyo)
• Vercel, Inc. (Amerika Serikat) — server yang menjalankan situs web; wilayah hnd1 (Tokyo)

Kedua penyedia ini hanya menyediakan infrastruktur: mereka tidak membaca dan tidak menggunakan data Anda untuk tujuan mereka sendiri, dan terikat kontrak layanan yang memuat ketentuan perlindungan data. Kami memperlakukan mereka sebagai pihak yang kami beri kuasa memproses data (委託先) menurut Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi Jepang, dan kami bertanggung jawab mengawasi mereka.

Cadangan basis data juga disimpan di wilayah Tokyo. Kami tidak memindahkan data pengajuan Anda ke server di luar negeri. Teks yang Anda ketik di Pencarian Pintar adalah pengecualian: teks itu dikirim ke OpenAI di Amerika Serikat untuk diproses, seperti dijelaskan di bagian 5.

Staf dukungan teknis kedua penyedia mungkin berada di luar Jepang. Menurut pedoman otoritas pengawas, jika penyedia pada prinsipnya tidak mengakses data, hal itu tidak dihitung sebagai pemberian kepada pihak ketiga di luar negeri; jika mereka dapat mengakses data untuk keperluan dukungan, nama negara dan sistem perlindungan data di negara itu harus disebutkan.

7. Berapa lama kami menyimpan data

Prinsip kami sederhana: simpan hanya yang diperlukan, hanya selama diperlukan, lalu hapus.

Foto paspor dan kartu izin tinggal Anda hanya untuk satu keperluan — membuktikan pengajuan Anda kepada pihak penilai. Setelah itu selesai, tidak ada alasan foto tersebut tetap berada di sistem kami, jadi kami menghapusnya. Anda tidak perlu meminta, tidak perlu mengingat — kami melakukannya sesuai jadwal.

Data Anda di tempat kami terdiri dari tiga lapisan, masing-masing dengan batas waktunya sendiri.

① Foto dokumen yang Anda unggah — paspor, kartu izin tinggal, kartu pelajar, dokumen penghasilan, foto bukti transfer.

Dokumen Anda tidak hilang di tengah jalan. Selama Anda sedang mengajukan untuk properti baru, jadwal dihitung ulang dari awal; dokumen tetap bersama Anda selama mencari tempat tinggal.

② Catatan pengajuan untuk setiap properti — properti mana yang Anda ajukan, kapan, dan bagaimana hasilnya. Kami menyimpannya 180 hari setelah pengajuan ditutup, agar masih bisa memeriksanya untuk Anda bila Anda atau perusahaan penjamin bertanya lagi. Bagian ini tidak berisi foto dokumen — foto sudah dihapus sesuai jadwal di atas.

③ Informasi dasar di akun Anda — nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, email, nomor telepon, alamat. Kami menyimpannya selama Anda masih memiliki akun, agar Anda tidak perlu mengisi ulang dari awal. Saat kembali lagi, cukup masuk dan informasi Anda masih utuh; Anda hanya perlu memotret ulang dokumen dan memperbarui beberapa hal yang berubah — tempat tinggal saat ini, pekerjaan, properti yang ingin disewa.

Dua hal yang kami simpan, dan bagaimana keduanya melindungi Anda. Catatan hal-hal yang Anda setujui — komitmen tertulis bahwa kami hanya melakukan apa yang Anda izinkan. Catatan setiap kali kami mengirim pengajuan Anda: apa, kepada siapa, dan tanggal berapa — berkat catatan ini, saat Anda bertanya ke mana saja pengajuan Anda telah dikirim, kami dapat menjawab dengan tepat hingga tanggalnya; hukum Jepang juga mewajibkan penyimpanan minimal tiga tahun. Keduanya tidak berisi foto dokumen Anda.

Riwayat Pencarian Pintar. Jika Anda sudah masuk, riwayat setiap pencarian disimpan 90 hari sejak terakhir kali Anda mengirim pertanyaan di pencarian itu, lalu dihapus permanen secara otomatis. Jika Anda belum masuk, riwayat dikaitkan dengan browser Anda melalui cookie (berlaku 30 hari) dan disimpan 30 hari sejak pertanyaan terakhir, lalu dihapus permanen secara otomatis; jika Anda menghapus cookie, Anda tidak bisa lagi melihat riwayat lama di browser itu, dan riwayat tetap dihapus sesuai batas di atas. Untuk mencegah penyalahgunaan, kami hanya menyimpan penghitung jumlah pencarian (tanpa isi yang Anda ketik) paling lama 24 jam. Properti yang Anda simpan tidak ikut terhapus bersama riwayat.

Anda yang memutuskan. Ingin kami menghapus lebih cepat dari jadwal? Cukup kirim satu baris ke toanns.work@gmail.com. Ingin menghapus seluruh akun, bahkan saat pengajuan sedang berjalan? Bisa juga — kami akan memberi tahu Anda bahwa pengajuan itu akan berhenti.

8. Hak Anda

Anda dapat meminta kami untuk: memberitahukan data apa yang kami simpan tentang Anda; memperbaiki informasi yang keliru; menghapus data yang tidak lagi diperlukan; menghentikan penggunaan atau pengiriman kepada pihak ketiga; menarik persetujuan yang telah diberikan. Kirim permintaan Anda ke toanns.work@gmail.com. Kami menjawab dan melaksanakannya dalam 30 hari. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi pemrosesan yang telah dilakukan secara sah sebelumnya. Jika Anda menarik persetujuan pengiriman kepada pihak ketiga, kami tidak dapat melanjutkan proses penyewaan Anda. Riwayat Pencarian Pintar: Anda dapat menghapus satu pencarian atau seluruh riwayat sendiri di halaman, kapan saja. Penghapusan menghapus data secara permanen dari sistem kami — bukan sekadar disembunyikan — dan tidak dapat dipulihkan; properti yang disimpan tidak ikut terhapus. Jika tidak Anda hapus, riwayat disimpan 90 hari (sudah masuk) atau 30 hari (belum masuk) sejak pertanyaan terakhir, lalu dihapus otomatis. Teks yang sudah dikirim ke OpenAI tetap mengikuti batas penyimpanan maksimal 30 hari mereka (bagian 5).

9. Bagaimana kami melindungi data Anda

Dokumen Anda disimpan dalam penyimpanan privat, terpisah dari foto properti publik; nomor paspor dan nomor kartu izin tinggal dienkripsi; akses staf memerlukan autentikasi dua faktor; berkas yang diunggah dipindai sebelum masuk ke berkas Anda.

10. Bila terjadi insiden

Jika terjadi insiden yang memengaruhi data pribadi Anda, kami akan mengikuti prosedur penanganan insiden dan memenuhi kewajiban pelaporan serta pemberitahuan sesuai hukum.

11. Perubahan kebijakan ini

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Versi baru akan mencantumkan nomor versi dan tanggal berlaku. Bila perubahan memengaruhi cakupan data atau pihak penerima, kami akan meminta persetujuan Anda kembali.