Patakaran sa Privacy — Serbisyo ng Rental Application ng NST-Connect

1. Sino ang may pananagutan sa inyong data

Kontrolador ng data

株式会社NST ConnectNST-Connect

Rehistradong address

〒169-0075 東京都新宿区高田馬場1丁目17-18 ST高田馬場ビル8階ST Takadanobaba Bldg. 8F, 1 Chome-17-18 Takadanobaba, Shinjuku City, Tokyo 169-0075

Kinatawan

Tony Nguyen (代表者)

Kontak para sa tanong tungkol sa data

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

Miyembro ng

ST Housing

2. Ano ang aming kinokolekta

Impormasyong ibinibigay ninyo kapag gumagawa ng aplikasyon: buong pangalan, petsa ng kapanganakan, kasarian, nasyonalidad, katayuan sa paninirahan; email, numero ng telepono, kasalukuyang tirahan; detalye ng trabaho o paaralan at kita; kalagayan ng kasalukuyang tirahan at inaasahang petsa ng paglipat; contact ng emergency contact sa Japan at ng magulang. Mga dokumentong ini-upload ninyo: pasaporte, residence card (在留カード); student ID o dokumento ng insurance (para sa mga estudyante); patunay ng kita kung kinakailangan; larawan ng resibo ng garantiyang bayad sa aplikasyon. Teknikal na impormasyon: access logs para sa seguridad at pag-iwas sa pandaraya. Kapag ginamit mo ang Smart Search sa pahina ng listahan ng mga property: ang tina-type mo sa search box; ang mga pamantayan sa paghahanap na nakuha mula roon at ang listahan ng mga property na iminungkahi sa iyo; at, kung hindi ka naka-sign in, isang random na code na nakaimbak sa cookie ng browser para makilala ang iyong search history — wala itong pangalan, email o iba pang impormasyong nagpapakilala, at sa hashed na anyo lang namin ito iniimbak. Tumatagal ang cookie nang 30 araw; kapag binura mo ito, hindi mo na makikita o mabubura nang mag-isa ang history na iyon. Pakiusap, huwag ilagay ang iyong pangalan, numero ng telepono, email, numero ng residence card o iba pang personal na impormasyon sa search box.

3. Ano ang HINDI namin kinokolekta

Ipinagbabawal ang mga sumusunod sa aming sistema. Kung mai-upload ninyo ito nang hindi sinasadya, ikukuwarentina ang file at hindi kailanman isasama sa ipapadala: My Number (マイナンバー) at ang likod ng My Number Card; ang inyong mga password o PIN; kredensyal sa online banking; buong datos ng payment card; impormasyon tungkol sa kalusugan, relihiyon, paniniwalang pampulitika, o kriminal na rekord na walang kaugnayan sa pagrenta. Hindi kailanman hihingin ng aming staff ang mga ito.

4. Para saan namin ginagamit ang inyong data

Para lamang sa mga layuning ito: paghahanda ng rental application; pagsuri ng pagiging kwalipikado sa property; pagsusuri ng property management company; pagsusuri ng rent guarantee company; paghahanda ng kontrata; suporta sa customer; pagsunod sa batas; seguridad at pag-iwas sa pandaraya; pag-aasikaso ng mga kahilingan tungkol sa personal na datos. Hindi namin ginagamit ang datos ng inyong aplikasyon para sa advertising. Ang pagtanggap ng balita tungkol sa bagong property ay hiwalay at opsyonal na pahintulot na maaari ninyong bawiin anumang oras. Smart Search: pag-unawa sa tanong mo bilang pamantayan sa paghahanap ng tirahan, pagpapakita ng mga katugmang property, at pag-iingat ng history para maituloy o masuri mo muli ang paghahanap. Ang tina-type mo sa Smart Search ay hindi ginagamit sa advertising, hindi ibinebenta, at hindi ginagamit sa pagsusuri ng iyong rental application.

5. Kanino namin ibinabahagi ang inyong data

Upang makahanap kayo ng matitirhan, kailangan naming ipadala ang inyong aplikasyon sa: property management company (管理会社); may-ari ng property (貸主); rent guarantee company (保証会社); corporate housing agent (社宅代行) kung naaangkop — at pagkatapos lamang ninyong magbigay ng hiwalay na pahintulot para dito. Ang bawat pagpapadala ay naglalaman lamang ng mga field at dokumentong talagang hinihingi ng tumatanggap para sa property na iyon; hindi namin ipinapadala ang buong file ninyo. Nagtatago kami ng talaan ng bawat pagpapadala: ano, kanino, at kailan. Pinipili ng aming staff ang tatanggap para sa bawat aplikasyon at itinatala ang pangalan nito. Para sa Smart Search lamang: para maunawaan ang tanong mo, ipinapadala namin ang tina-type mo at ang mga pamantayan sa paghahanap sa pamamagitan ng API sa OpenAI, L.L.C. (USA), ang aming processor (委託先) para sa feature na ito lamang, at pinoproseso ang data sa United States, sa labas ng Japan. Hindi namin ipinapadala ang iyong pangalan, email, numero ng telepono o account ID. Hindi ginagamit ng OpenAI ang data na ito para sanayin ang mga model nito at maaari itong itago nang hanggang 30 araw para matukoy ang pang-aabuso, saka buburahin. Ang pagpapasang ito ay nakabatay sa data processing agreement sa OpenAI na tumitiyak ng sistemang tumutugon sa pamantayan ng Artikulo 28 ng Act on the Protection of Personal Information ng Japan (基準適合体制); maaari kang humingi sa amin ng impormasyon tungkol sa mga hakbang na ito.

6. Saan iniimbak ang inyong data

Ang data ng iyong aplikasyon ay iniimbak at pinoproseso sa Japan (rehiyong Tokyo) sa cloud infrastructure ng dalawang provider:

• Supabase, Inc. (USA) — database at imbakan ng file; mga server sa rehiyong ap-northeast-1 (Tokyo)
• Vercel, Inc. (USA) — mga server na nagpapatakbo ng website; rehiyong hnd1 (Tokyo)

Infrastructure lang ang ibinibigay ng dalawang provider na ito: hindi nila binabasa o ginagamit ang iyong data para sa sarili nilang layunin, at nakatali sila sa mga kontrata ng serbisyo na may mga probisyon sa proteksyon ng data. Itinuturing namin silang processor (委託先) sa ilalim ng Act on the Protection of Personal Information ng Japan, at kami ang may pananagutang mangasiwa sa kanila.

Nasa rehiyong Tokyo rin ang mga backup ng database. Hindi namin inililipat ang data ng iyong aplikasyon sa mga server sa ibang bansa. Iba ang kaso ng tina-type mo sa Smart Search: ipinapadala ito sa OpenAI sa United States para iproseso, gaya ng nakasaad sa seksyon 5.

Maaaring nasa labas ng Japan ang technical support staff ng dalawang provider. Ayon sa mga alituntunin ng regulator, kung sa prinsipyo ay hindi ina-access ng provider ang data, hindi ito itinuturing na pagbibigay sa third party sa ibang bansa; kung maaari nilang i-access ito para sa suporta, kailangang banggitin ang bansa at ang sistema nito sa proteksyon ng data.

7. Gaano katagal namin itinatago ang inyong data

Simple ang prinsipyo namin: itago lang ang kailangan, sa tagal lang na kailangan, saka burahin.

Iisa lang ang gamit ng mga larawan ng iyong passport at residence card — patunayan ang iyong aplikasyon sa partidong nagsusuri. Kapag tapos na iyon, wala nang dahilan para manatili ang mga ito sa aming sistema, kaya binubura namin. Hindi mo kailangang humiling o tandaan — ginagawa namin ito ayon sa iskedyul.

May tatlong patong ang iyong data sa amin, at bawat isa ay may sariling tagal.

① Mga larawan ng dokumentong ina-upload mo — passport, residence card, student ID, mga dokumento ng kita, larawan ng resibo ng bank transfer.

Hindi mawawala ang mga dokumento mo sa gitna ng proseso. Habang nag-a-apply ka sa bagong property, nagsisimula muli ang bilang; mananatili ang mga dokumento mo habang naghahanap ka ng tirahan.

② Rekord ng aplikasyon sa bawat property — saang property ka nag-apply, kailan, at ano ang resulta. Iniingatan namin ito nang 180 araw pagkasara ng aplikasyon, para matingnan pa namin para sa iyo kung magtanong muli ka o ang guarantor company. Walang larawan ng dokumento ang bahaging ito — nabura na ang mga iyon ayon sa iskedyul sa itaas.

③ Pangunahing impormasyon sa iyong account — pangalan, petsa ng kapanganakan, nasyonalidad, email, numero ng telepono, address. Iniingatan namin ito habang may account ka, para hindi mo na kailangang mag-fill out muli mula sa simula. Sa susunod mong pagbalik, mag-sign in lang at buo pa ang impormasyon mo; kailangan mo lang kumuhang muli ng larawan ng mga dokumento at i-update ang ilang nagbago — kasalukuyang tirahan, trabaho, ang property na gusto mong upahan.

Dalawang bagay na iniingatan namin, at kung paano ka nito pinoprotektahan. Ang rekord ng mga pinahintulutan mo — nakasulat na pangako na gagawin lang namin ang mga pinayagan mo. Ang rekord ng bawat pagpapadala namin ng iyong aplikasyon: ano, kanino, at kailan — dahil dito, kapag tinanong mo kung saan-saan napunta ang aplikasyon mo, masasagot namin nang eksakto hanggang sa araw; hinihingi rin ng batas ng Japan na itago ito nang hindi bababa sa tatlong taon. Pareho itong walang larawan ng iyong mga dokumento.

Smart Search history. Kung naka-sign in ka, iniingatan ang history ng bawat paghahanap nang 90 araw mula sa huling beses na nagpadala ka ng tanong doon, saka awtomatiko at permanenteng binubura. Kung hindi ka naka-sign in, naka-link ang history sa iyong browser sa pamamagitan ng cookie (may bisa nang 30 araw) at iniingatan nang 30 araw mula sa huli mong tanong, saka awtomatiko at permanenteng binubura; kapag binura mo ang cookie, hindi mo na makikita ang lumang history sa browser na iyon, at binubura pa rin ang history ayon sa tagal sa itaas. Para maiwasan ang pang-aabuso, bilang lang ng mga paghahanap (walang laman ng tina-type mo) ang iniingatan namin nang hanggang 24 oras. Ang mga property na na-save mo ay hindi nabubura kasama ng history.

Ikaw ang magpapasya. Gusto mo bang burahin namin nang mas maaga sa iskedyul? Magpadala lang ng isang linya sa toanns.work@gmail.com. Gusto mo bang burahin ang buong account mo, kahit may tumatakbong aplikasyon? Puwede rin — sasabihin namin sa iyo na titigil ang aplikasyong iyon.

8. Ang inyong mga karapatan

Maaari ninyong hilingin sa amin na: sabihin kung anong datos ang hawak namin tungkol sa inyo; itama ang maling impormasyon; burahin ang datos na hindi na kailangan; ihinto ang paggamit o ang pagpapadala sa third party; bawiin ang pahintulot na ibinigay ninyo. Ipadala ang inyong kahilingan sa toanns.work@gmail.com. Sumasagot at isinasagawa namin ito sa loob ng 30 araw. Ang pagbawi ng pahintulot ay hindi nakaaapekto sa pagproseso na naisagawa nang naaayon sa batas. Kung babawiin ninyo ang pahintulot sa pagpapadala sa third party, hindi namin maipagpapatuloy ang proseso ng inyong pagrenta. Smart Search history: maaari mong burahin ang isang paghahanap o ang buong history mo mismo sa pahina, anumang oras. Ang pagbura ay permanenteng nag-aalis nito sa aming mga sistema — hindi lang itinatago — at hindi na maibabalik; hindi kasamang mabubura ang mga naka-save na property. Kung hindi mo buburahin, iniingatan ang history nang 90 araw (naka-sign in) o 30 araw (hindi naka-sign in) mula sa huli mong tanong, saka awtomatikong binubura. Ang naipadala na sa OpenAI ay sumusunod pa rin sa kanilang hanggang 30 araw (seksyon 5).

9. Paano namin pinoprotektahan ang inyong data

Ang inyong mga dokumento ay nasa pribadong imbakan, hiwalay sa pampublikong larawan ng property; naka-encrypt ang numero ng pasaporte at ng residence card; kailangan ng two-factor authentication sa access ng staff; sinusuri ang mga na-upload na file bago pumasok sa inyong file.

10. Kung may mangyaring masama

Kung may insidenteng makaaapekto sa inyong personal na datos, susundin namin ang aming incident response process at tutuparin ang aming obligasyon sa pag-uulat at pagpapaalam sa ilalim ng batas.

11. Mga pagbabago sa patakarang ito

Maaari naming i-update ang patakarang ito. Isasaad ng bagong bersyon ang numero ng bersyon at petsa ng bisa. Kung ang pagbabago ay nakaaapekto sa saklaw ng datos o sa mga tumatanggap, muli naming hihingin ang inyong pahintulot.