Patakaran sa Privacy — Serbisyo ng Rental Application ng NST-Connect

1. Sino ang may pananagutan sa inyong data

Kontrolador ng data

株式会社NST ConnectNST-Connect

Rehistradong address

〒169-0073 東京都新宿区百人町1丁目16-18 センチュリービル2階1 Chome-16-18 Hyakunincho, Shinjuku City, Tokyo 169-0073

Kinatawan

Tony Nguyen (代表者)

Kontak para sa tanong tungkol sa data

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

Miyembro ng

Dream House

2. Ano ang aming kinokolekta

Impormasyong ibinibigay ninyo kapag gumagawa ng aplikasyon: buong pangalan, petsa ng kapanganakan, kasarian, nasyonalidad, katayuan sa paninirahan; email, numero ng telepono, kasalukuyang tirahan; detalye ng trabaho o paaralan at kita; kalagayan ng kasalukuyang tirahan at inaasahang petsa ng paglipat; contact ng emergency contact sa Japan at ng magulang. Mga dokumentong ini-upload ninyo: pasaporte, residence card (在留カード); student ID o dokumento ng insurance (para sa mga estudyante); patunay ng kita kung kinakailangan; larawan ng resibo ng commitment payment. Teknikal na impormasyon: access logs para sa seguridad at pag-iwas sa pandaraya.

3. Ano ang HINDI namin kinokolekta

Ipinagbabawal ang mga sumusunod sa aming sistema. Kung mai-upload ninyo ito nang hindi sinasadya, ikukuwarentina ang file at hindi kailanman isasama sa ipapadala: My Number (マイナンバー) at ang likod ng My Number Card; ang inyong mga password o PIN; kredensyal sa online banking; buong datos ng payment card; impormasyon tungkol sa kalusugan, relihiyon, paniniwalang pampulitika, o kriminal na rekord na walang kaugnayan sa pagrenta. Hindi kailanman hihingin ng aming staff ang mga ito.

4. Para saan namin ginagamit ang inyong data

Para lamang sa mga layuning ito: paghahanda ng rental application; pagsuri ng pagiging kwalipikado sa property; pagsusuri ng property management company; pagsusuri ng rent guarantee company; paghahanda ng kontrata; suporta sa customer; pagsunod sa batas; seguridad at pag-iwas sa pandaraya; pag-aasikaso ng mga kahilingan tungkol sa personal na datos. Hindi namin ginagamit ang datos ng inyong aplikasyon para sa advertising. Ang pagtanggap ng balita tungkol sa bagong property ay hiwalay at opsyonal na pahintulot na maaari ninyong bawiin anumang oras.

5. Kanino namin ibinabahagi ang inyong data

Upang makahanap kayo ng matitirhan, kailangan naming ipadala ang inyong aplikasyon sa: property management company (管理会社); may-ari ng property (貸主); rent guarantee company (保証会社); corporate housing agent (社宅代行) kung naaangkop — at pagkatapos lamang ninyong magbigay ng hiwalay na pahintulot para dito. Ang bawat pagpapadala ay naglalaman lamang ng mga field at dokumentong talagang hinihingi ng tumatanggap para sa property na iyon; hindi namin ipinapadala ang buong file ninyo. Nagtatago kami ng talaan ng bawat pagpapadala: ano, kanino, at kailan. Pinipili ng aming staff ang tatanggap para sa bawat aplikasyon at itinatala ang pangalan nito.

6. Saan iniimbak ang inyong data

Hindi pa naisasalin ang bahaging ito — ipinapakita ang tekstong Vietnamese.

Dữ liệu hồ sơ của bạn được lưu trữ và xử lý tại Nhật Bản (vùng Tokyo) trên hạ tầng điện toán đám mây của hai nhà cung cấp:

• Supabase, Inc. (Hoa Kỳ) — cơ sở dữ liệu và kho tệp; máy chủ tại vùng ap-northeast-1 (Tokyo)
• Vercel, Inc. (Hoa Kỳ) — máy chủ chạy website; vùng hnd1 (Tokyo)

Hai nhà cung cấp này chỉ cung cấp hạ tầng: họ không đọc, không dùng dữ liệu của bạn cho mục đích riêng, và bị ràng buộc bởi hợp đồng dịch vụ có điều khoản bảo vệ dữ liệu. Chúng tôi coi họ là bên được ủy thác xử lý (委託先) theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, và chịu trách nhiệm giám sát họ.

Bản sao dự phòng của cơ sở dữ liệu cũng được giữ tại vùng Tokyo. Chúng tôi không chuyển dữ liệu hồ sơ của bạn sang máy chủ ở nước ngoài.

Nhân sự hỗ trợ kỹ thuật của hai nhà cung cấp có thể ở ngoài Nhật Bản. Theo hướng dẫn của cơ quan quản lý, nếu nhà cung cấp *về nguyên tắc không truy cập* dữ liệu thì không tính là cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài; nếu họ *có thể truy cập* để hỗ trợ, cần nêu tên nước và chế độ bảo vệ dữ liệu ở đó. Người có chuyên môn xác nhận cách diễn đạt cuối cùng của đoạn này trước khi có khách thật.

7. Gaano katagal namin itinatago ang inyong data

Hindi pa naisasalin ang bahaging ito — ipinapakita ang tekstong Vietnamese.

Nguyên tắc của chúng tôi rất đơn giản: giữ đúng thứ cần, đúng khoảng thời gian cần, rồi xoá.

Ảnh hộ chiếu và thẻ cư trú của bạn phục vụ đúng một việc — chứng minh hồ sơ của bạn với bên thẩm định. Việc đó xong thì chúng không còn lý do gì để nằm lại trên hệ thống, nên chúng tôi xoá. Bạn không phải yêu cầu, không phải nhớ — chúng tôi tự làm theo lịch.

Dữ liệu của bạn ở chỗ chúng tôi có ba lớp, mỗi lớp một thời hạn riêng.

① Ảnh giấy tờ bạn tải lên — hộ chiếu, thẻ cư trú, thẻ sinh viên, giấy tờ thu nhập, ảnh biên lai.

Bạn không bị mất giấy tờ giữa chừng. Đang đăng ký một căn mới thì lịch tính lại từ đầu; giấy tờ ở lại cùng bạn suốt quá trình tìm nhà.

② Hồ sơ đăng ký từng căn — bạn đã đăng ký căn nào, khi nào, kết quả ra sao. Chúng tôi giữ 180 ngày sau khi hồ sơ khép lại, để còn tra cứu giúp bạn nếu bạn hoặc công ty bảo lãnh hỏi lại. Phần này không chứa ảnh giấy tờ — chúng đã được xoá theo lịch ở trên.

③ Thông tin cơ bản trong tài khoản của bạn — họ tên, ngày sinh, quốc tịch, email, số điện thoại, địa chỉ. Chúng tôi giữ chừng nào bạn còn tài khoản, để bạn không phải khai lại từ đầu. Lần sau quay lại, đăng nhập là thấy thông tin của mình còn nguyên; bạn chỉ cần chụp lại ảnh giấy tờ và cập nhật vài chỗ đã thay đổi — nơi ở hiện tại, công việc, căn bạn muốn thuê.

Hai thứ chúng tôi giữ lại, và chúng bảo vệ bạn thế nào. Bản ghi những gì bạn đã đồng ý — cam kết bằng văn bản rằng chúng tôi chỉ làm đúng những việc bạn cho phép. Bản ghi từng lần chúng tôi gửi hồ sơ đi, gồm gửi gì, cho ai, ngày nào — nhờ nó, khi bạn hỏi hồ sơ của mình đã đến những đâu, chúng tôi trả lời được chính xác đến từng ngày; luật Nhật cũng yêu cầu giữ tối thiểu ba năm. Cả hai đều không chứa ảnh giấy tờ của bạn.

Bạn là người quyết định. Muốn chúng tôi xoá sớm hơn lịch? Chỉ cần một dòng gửi toanns.work@gmail.com. Muốn xoá toàn bộ tài khoản, kể cả khi hồ sơ đang chạy? Cũng được — chúng tôi sẽ cho bạn biết hồ sơ đó sẽ dừng lại.

8. Ang inyong mga karapatan

Maaari ninyong hilingin sa amin na: sabihin kung anong datos ang hawak namin tungkol sa inyo; itama ang maling impormasyon; burahin ang datos na hindi na kailangan; ihinto ang paggamit o ang pagpapadala sa third party; bawiin ang pahintulot na ibinigay ninyo. Ipadala ang inyong kahilingan sa toanns.work@gmail.com. Sumasagot at isinasagawa namin ito sa loob ng 30 araw. Ang pagbawi ng pahintulot ay hindi nakaaapekto sa pagproseso na naisagawa nang naaayon sa batas. Kung babawiin ninyo ang pahintulot sa pagpapadala sa third party, hindi namin maipagpapatuloy ang proseso ng inyong pagrenta.

9. Paano namin pinoprotektahan ang inyong data

Ang inyong mga dokumento ay nasa pribadong imbakan, hiwalay sa pampublikong larawan ng property; naka-encrypt ang numero ng pasaporte at ng residence card; kailangan ng two-factor authentication sa access ng staff; sinusuri ang mga na-upload na file bago pumasok sa inyong file.

10. Kung may mangyaring masama

Kung may insidenteng makaaapekto sa inyong personal na datos, susundin namin ang aming incident response process at tutuparin ang aming obligasyon sa pag-uulat at pagpapaalam sa ilalim ng batas.

11. Mga pagbabago sa patakarang ito

Maaari naming i-update ang patakarang ito. Isasaad ng bagong bersyon ang numero ng bersyon at petsa ng bisa. Kung ang pagbabago ay nakaaapekto sa saklaw ng datos o sa mga tumatanggap, muli naming hihingin ang inyong pahintulot.