Privacy Policy — NST-Connect Rental Application Service

1. Who is responsible for your data

Data controller

株式会社NST ConnectNST-Connect

Registered address

〒169-0073 東京都新宿区百人町1丁目16-18 センチュリービル2階1 Chome-16-18 Hyakunincho, Shinjuku City, Tokyo 169-0073

Representative

Tony Nguyen (代表者)

Data enquiries contact

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

Member of

Dream House

2. What we collect

Information you provide when creating an application: full name, date of birth, gender, nationality, residence status; email, phone number, current address; employment or school details and income; details of your current housing and expected move-in date; contact details of an emergency contact in Japan and of a parent. Documents you upload: passport, residence card (在留カード); student ID or insurance document (for students); proof of income where required; a photo of the commitment payment receipt. Technical information: access logs used for security and fraud prevention.

3. What we do NOT collect

The following are prohibited in our system. If you upload them by mistake, the file is quarantined and never included in a submission: My Number (マイナンバー) and the back of a My Number Card; your passwords or PINs; online banking credentials; full payment card data; health, religious, political or criminal record information unrelated to renting. Our staff will never ask you for these.

4. What we use your data for

Only for these purposes: preparing your rental application; checking property eligibility; screening by the property management company; screening by the rent guarantee company; contract preparation; customer support; legal compliance; security and fraud prevention; handling your privacy requests. We do not use your application data for advertising. Receiving news about new properties is a separate, optional consent you can withdraw at any time.

5. Who we share your data with

To find you a home we must send your application to: property management companies (管理会社), landlords (貸主), rent guarantee companies (保証会社), and corporate housing agents (社宅代行) where applicable — and only after you have given separate consent for this. Each transfer contains only the fields and documents that the receiving party actually requires for that property; we do not send your whole file. We keep a record of every transfer: what, to whom, and when. Our staff choose the receiving party for each application and record that party's name.

6. Where your data is stored

This section is not translated yet — showing the Vietnamese text.

Dữ liệu hồ sơ của bạn được lưu trữ và xử lý tại Nhật Bản (vùng Tokyo) trên hạ tầng điện toán đám mây của hai nhà cung cấp:

• Supabase, Inc. (Hoa Kỳ) — cơ sở dữ liệu và kho tệp; máy chủ tại vùng ap-northeast-1 (Tokyo)
• Vercel, Inc. (Hoa Kỳ) — máy chủ chạy website; vùng hnd1 (Tokyo)

Hai nhà cung cấp này chỉ cung cấp hạ tầng: họ không đọc, không dùng dữ liệu của bạn cho mục đích riêng, và bị ràng buộc bởi hợp đồng dịch vụ có điều khoản bảo vệ dữ liệu. Chúng tôi coi họ là bên được ủy thác xử lý (委託先) theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, và chịu trách nhiệm giám sát họ.

Bản sao dự phòng của cơ sở dữ liệu cũng được giữ tại vùng Tokyo. Chúng tôi không chuyển dữ liệu hồ sơ của bạn sang máy chủ ở nước ngoài.

Nhân sự hỗ trợ kỹ thuật của hai nhà cung cấp có thể ở ngoài Nhật Bản. Theo hướng dẫn của cơ quan quản lý, nếu nhà cung cấp *về nguyên tắc không truy cập* dữ liệu thì không tính là cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài; nếu họ *có thể truy cập* để hỗ trợ, cần nêu tên nước và chế độ bảo vệ dữ liệu ở đó. Người có chuyên môn xác nhận cách diễn đạt cuối cùng của đoạn này trước khi có khách thật.

7. How long we keep your data

This section is not translated yet — showing the Vietnamese text.

Nguyên tắc của chúng tôi rất đơn giản: giữ đúng thứ cần, đúng khoảng thời gian cần, rồi xoá.

Ảnh hộ chiếu và thẻ cư trú của bạn phục vụ đúng một việc — chứng minh hồ sơ của bạn với bên thẩm định. Việc đó xong thì chúng không còn lý do gì để nằm lại trên hệ thống, nên chúng tôi xoá. Bạn không phải yêu cầu, không phải nhớ — chúng tôi tự làm theo lịch.

Dữ liệu của bạn ở chỗ chúng tôi có ba lớp, mỗi lớp một thời hạn riêng.

① Ảnh giấy tờ bạn tải lên — hộ chiếu, thẻ cư trú, thẻ sinh viên, giấy tờ thu nhập, ảnh biên lai.

Bạn không bị mất giấy tờ giữa chừng. Đang đăng ký một căn mới thì lịch tính lại từ đầu; giấy tờ ở lại cùng bạn suốt quá trình tìm nhà.

② Hồ sơ đăng ký từng căn — bạn đã đăng ký căn nào, khi nào, kết quả ra sao. Chúng tôi giữ 180 ngày sau khi hồ sơ khép lại, để còn tra cứu giúp bạn nếu bạn hoặc công ty bảo lãnh hỏi lại. Phần này không chứa ảnh giấy tờ — chúng đã được xoá theo lịch ở trên.

③ Thông tin cơ bản trong tài khoản của bạn — họ tên, ngày sinh, quốc tịch, email, số điện thoại, địa chỉ. Chúng tôi giữ chừng nào bạn còn tài khoản, để bạn không phải khai lại từ đầu. Lần sau quay lại, đăng nhập là thấy thông tin của mình còn nguyên; bạn chỉ cần chụp lại ảnh giấy tờ và cập nhật vài chỗ đã thay đổi — nơi ở hiện tại, công việc, căn bạn muốn thuê.

Hai thứ chúng tôi giữ lại, và chúng bảo vệ bạn thế nào. Bản ghi những gì bạn đã đồng ý — cam kết bằng văn bản rằng chúng tôi chỉ làm đúng những việc bạn cho phép. Bản ghi từng lần chúng tôi gửi hồ sơ đi, gồm gửi gì, cho ai, ngày nào — nhờ nó, khi bạn hỏi hồ sơ của mình đã đến những đâu, chúng tôi trả lời được chính xác đến từng ngày; luật Nhật cũng yêu cầu giữ tối thiểu ba năm. Cả hai đều không chứa ảnh giấy tờ của bạn.

Bạn là người quyết định. Muốn chúng tôi xoá sớm hơn lịch? Chỉ cần một dòng gửi toanns.work@gmail.com. Muốn xoá toàn bộ tài khoản, kể cả khi hồ sơ đang chạy? Cũng được — chúng tôi sẽ cho bạn biết hồ sơ đó sẽ dừng lại.

8. Your rights

You may ask us to: tell you what data we hold about you; correct inaccurate information; delete data that is no longer needed; stop using it or stop sending it to third parties; withdraw a consent you have given. Send your request to toanns.work@gmail.com. We respond and carry it out within 30 days. Withdrawing consent does not affect processing already carried out lawfully. If you withdraw consent for transfers to third parties, we will not be able to continue processing your rental.

9. How we protect your data

Your documents are held in a private store, separate from public property photos; passport and residence card numbers are encrypted; staff access requires two-factor authentication; uploaded files are scanned before entering your file.

10. If something goes wrong

If an incident affects your personal data, we will follow our incident response process and meet our reporting and notification obligations under the law.

11. Changes to this policy

We may update this policy. A new version will state its version number and effective date. Where a change affects the scope of data or the recipients, we will ask for your consent again.