Política de Privacidade — Serviço de Solicitação de Aluguel da NST-Connect

1. Quem é responsável pelos seus dados

Controlador dos dados

株式会社NST ConnectNST-Connect

Endereço registrado

〒169-0075 東京都新宿区高田馬場1丁目17-18 ST高田馬場ビル8階ST Takadanobaba Bldg. 8F, 1 Chome-17-18 Takadanobaba, Shinjuku City, Tokyo 169-0075

Representante

Tony Nguyen (代表者)

Contato para dúvidas sobre dados

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

Membro de

ST Housing

2. O que coletamos

Informações que você fornece ao criar uma solicitação: nome completo, data de nascimento, gênero, nacionalidade, status de residência; e-mail, número de telefone, endereço atual; dados de trabalho ou escola e renda; dados da sua moradia atual e data prevista de mudança; dados de contato de um contato de emergência no Japão e de um dos pais. Documentos que você envia: passaporte, cartão de residente (在留カード); carteira de estudante ou documento de seguro (para estudantes); comprovante de renda quando exigido; foto do comprovante do depósito para a solicitação de aluguel. Informações técnicas: registros de acesso usados para segurança e prevenção de fraudes. Quando você usa a Busca Inteligente na página de imóveis: o que você digita na caixa de busca; os critérios de busca extraídos dele e a lista de imóveis sugeridos a você; e, se você não estiver conectado, um código aleatório guardado em um cookie do navegador para reconhecer seu histórico de buscas — ele não contém nome, e-mail nem outra informação que identifique você, e só o guardamos em forma de hash. O cookie dura 30 dias; se você o apagar, não poderá mais ver nem apagar esse histórico por conta própria. Não digite seu nome, número de telefone, endereço de e-mail, número do cartão de residente ou outras informações pessoais na caixa de busca.

3. O que NÃO coletamos

Os itens a seguir são proibidos no nosso sistema. Se você enviar algum deles por engano, o arquivo é colocado em quarentena e nunca entra em um envio: My Number (マイナンバー) e o verso do cartão My Number; suas senhas ou PINs; credenciais de internet banking; dados completos de cartão de pagamento; informações de saúde, religião, política ou antecedentes criminais sem relação com o aluguel. Nossa equipe nunca pedirá esses dados a você.

4. Para que usamos seus dados

Somente para estas finalidades: preparar sua solicitação de aluguel; verificar se você atende às condições do imóvel; análise pela administradora do imóvel; análise pela empresa garantidora do aluguel; preparação do contrato; atendimento ao cliente; cumprimento da lei; segurança e prevenção de fraudes; atendimento dos seus pedidos sobre privacidade. Não usamos os dados da sua solicitação para publicidade. Receber novidades sobre imóveis é um consentimento separado e opcional, que você pode retirar a qualquer momento. Busca Inteligente: entender sua pergunta como critérios de busca de moradia, mostrar imóveis compatíveis e guardar seu histórico para que você possa continuar ou rever uma busca. O que você digita na Busca Inteligente não é usado para publicidade, não é vendido e não é usado para avaliar sua solicitação de aluguel.

5. Com quem compartilhamos seus dados

Para encontrar uma moradia para você, precisamos enviar sua solicitação a: administradoras de imóveis (管理会社), proprietários (貸主), empresas garantidoras de aluguel (保証会社) e agentes de moradia corporativa (社宅代行), quando for o caso — e somente depois que você der um consentimento separado para isso. Cada envio contém apenas os campos e documentos que a parte receptora realmente exige para aquele imóvel; não enviamos seu arquivo inteiro. Mantemos um registro de cada envio: o quê, para quem e quando. Nossa equipe escolhe a parte receptora de cada solicitação e registra o nome dessa parte. Somente na Busca Inteligente: para entender sua pergunta, enviamos o que você digita e os critérios de busca, por API, à OpenAI, L.L.C. (EUA), nossa operadora (委託先) apenas para esta função, e os dados são processados nos Estados Unidos, fora do Japão. Não enviamos seu nome, e-mail, número de telefone nem ID da conta. A OpenAI não usa esses dados para treinar seus modelos e pode guardá-los por até 30 dias para detectar abusos; depois, os apaga. Esse repasse se baseia em um contrato de tratamento de dados com a OpenAI que garante um sistema dentro dos padrões do Artigo 28 da Lei de Proteção de Informações Pessoais do Japão (基準適合体制); você pode nos pedir informações sobre essas medidas.

6. Onde seus dados são armazenados

Os dados da sua solicitação são armazenados e processados no Japão (região de Tóquio), na infraestrutura em nuvem de dois provedores:

• Supabase, Inc. (EUA) — banco de dados e armazenamento de arquivos; servidores na região ap-northeast-1 (Tóquio)
• Vercel, Inc. (EUA) — servidores que executam o site; região hnd1 (Tóquio)

Esses dois provedores apenas fornecem infraestrutura: eles não leem nem usam seus dados para fins próprios e estão vinculados a contratos de serviço com cláusulas de proteção de dados. Nós os tratamos como nossos operadores (委託先) nos termos da Lei de Proteção de Informações Pessoais do Japão e somos responsáveis por supervisioná-los.

Os backups do banco de dados também ficam na região de Tóquio. Não transferimos os dados da sua solicitação para servidores no exterior. O que você digita na Busca Inteligente é um caso diferente: é enviado à OpenAI, nos Estados Unidos, para processamento, conforme descrito na seção 5.

A equipe de suporte técnico dos dois provedores pode estar localizada fora do Japão. Pelas diretrizes do órgão regulador, se um provedor, em princípio, não acessa os dados, isso não conta como fornecimento a um terceiro no exterior; se ele pode acessá-los para prestar suporte, o país e o seu sistema de proteção de dados devem ser informados.

7. Por quanto tempo guardamos seus dados

Nosso princípio é simples: guardar só o necessário, só pelo tempo necessário, e depois apagar.

As fotos do seu passaporte e do cartão de residente servem a um único propósito — comprovar sua solicitação para a parte que faz a análise. Feito isso, não há motivo para que fiquem no nosso sistema, então nós as apagamos. Você não precisa pedir nem lembrar — fazemos isso de acordo com um cronograma.

Seus dados conosco têm três camadas, cada uma com seu próprio prazo.

① Fotos de documentos que você envia — passaporte, cartão de residente, carteira de estudante, documentos de renda, fotos de comprovantes de transferência.

Você não perde seus documentos no meio do caminho. Enquanto você solicita um novo imóvel, o cronograma recomeça do zero; seus documentos ficam com você durante toda a sua busca por moradia.

② Sua solicitação para cada imóvel — qual imóvel você solicitou, quando e o resultado. Guardamos isso por 180 dias após o encerramento da solicitação, para ainda podermos consultar se você ou a empresa garantidora perguntarem de novo. Esta parte não contém fotos de documentos — elas já foram apagadas no cronograma acima.

③ Informações básicas da sua conta — nome, data de nascimento, nacionalidade, e-mail, número de telefone, endereço. Guardamos enquanto você tiver uma conta, para que você não precise preencher tudo de novo. Da próxima vez que voltar, entre na conta e suas informações ainda estarão lá; você só precisa tirar de novo as fotos dos documentos e atualizar o pouco que mudou — onde você mora agora, seu trabalho, o imóvel que deseja alugar.

Duas coisas que guardamos, e como elas protegem você. O registro do que você aceitou — um compromisso por escrito de que fazemos apenas o que você permitiu. O registro de cada envio da sua solicitação: o quê, para quem e em que data — graças a ele, quando você pergunta para onde foi sua solicitação, podemos responder com precisão, até o dia; a lei japonesa também exige guardá-lo por pelo menos três anos. Nenhum dos dois contém as fotos dos seus documentos.

Histórico da Busca Inteligente. Se você estiver conectado, o histórico de cada busca é guardado por 90 dias desde a última vez em que você enviou uma pergunta nela e depois é apagado automática e permanentemente. Se você não estiver conectado, o histórico fica ligado ao seu navegador por um cookie (válido por 30 dias) e é guardado por 30 dias desde a sua última pergunta, depois apagado automática e permanentemente; se você apagar o cookie, não poderá mais ver o histórico antigo nesse navegador, e o histórico continua sendo apagado no cronograma acima. Para evitar abusos, guardamos apenas um contador de quantas buscas você fez (sem o que você digitou) por no máximo 24 horas. Os imóveis que você salvou não são apagados junto com o histórico.

Você decide. Quer que apaguemos antes do prazo? Basta enviar uma linha para toanns.work@gmail.com. Quer apagar toda a sua conta, mesmo com uma solicitação em andamento? Tudo bem também — avisaremos que a solicitação será interrompida.

8. Seus direitos

Você pode nos pedir para: informar quais dados temos sobre você; corrigir informações incorretas; apagar dados que não são mais necessários; parar de usá-los ou parar de enviá-los a terceiros; retirar um consentimento que você deu. Envie seu pedido para toanns.work@gmail.com. Respondemos e cumprimos o pedido em até 30 dias. Retirar o consentimento não afeta o tratamento já realizado de forma lícita. Se você retirar o consentimento para envios a terceiros, não poderemos continuar o processo do seu aluguel. Histórico da Busca Inteligente: você mesmo pode apagar uma busca ou todo o histórico, na própria página, a qualquer momento. A exclusão apaga permanentemente dos nossos sistemas — não apenas oculta — e não pode ser desfeita; os imóveis salvos não são removidos. Se você não apagar, o histórico é guardado por 90 dias (conectado) ou 30 dias (não conectado) desde a sua última pergunta e depois é apagado automaticamente. O conteúdo já enviado à OpenAI continua sujeito ao prazo máximo de 30 dias dela (seção 5).

9. Como protegemos seus dados

Seus documentos ficam em um armazenamento privado, separado das fotos públicas dos imóveis; os números de passaporte e de cartão de residente são criptografados; o acesso da equipe exige autenticação de dois fatores; os arquivos enviados são verificados antes de entrar no seu arquivo.

10. Se algo der errado

Se um incidente afetar seus dados pessoais, seguiremos nosso processo de resposta a incidentes e cumpriremos nossas obrigações de comunicação e notificação previstas em lei.

11. Alterações nesta política

Podemos atualizar esta política. Uma nova versão informará o número da versão e a data de vigência. Quando uma alteração afetar o escopo dos dados ou os destinatários, pediremos seu consentimento novamente.