개인정보처리방침 — NST-Connect 임대 신청 서비스

1. 개인정보 관리 책임자

개인정보 처리자

株式会社NST ConnectNST-Connect

소재지

〒169-0075 東京都新宿区高田馬場1丁目17-18 ST高田馬場ビル8階ST Takadanobaba Bldg. 8F, 1 Chome-17-18 Takadanobaba, Shinjuku City, Tokyo 169-0075

대표자

Tony Nguyen (代表者)

개인정보 문의 창구

toanns.work@gmail.com090-5992-3883 · 10:00–18:00 (JST)

소속

ST Housing

2. 수집하는 정보

신청서 작성 시 제공하는 정보: 성명, 생년월일, 성별, 국적, 체류자격／이메일, 전화번호, 현재 주소／직장 또는 학교 정보 및 소득／현재 거주 상황과 입주 예정 시기／일본 내 비상 연락처 및 부모의 연락처. 업로드하는 서류: 여권, 재류카드(在留カード)／학생증 또는 보험 관련 서류(학생의 경우)／필요 시 소득 증명／신청 예치금 송금 영수증 사진. 기술 정보: 보안 및 부정 방지를 위한 접속 기록. 매물 목록 페이지에서 스마트 검색을 이용할 때: 검색창에 입력한 내용, 그 내용에서 추출한 검색 조건과 추천된 매물 목록, 그리고 로그인하지 않은 경우 검색 기록을 식별하기 위해 브라우저 쿠키에 저장하는 무작위 코드(이름·이메일 등 식별 정보를 포함하지 않으며, 당사는 해시된 형태로만 저장합니다. 쿠키는 30일간 유지되며, 삭제하면 그 기록을 직접 보거나 삭제할 수 없게 됩니다). 검색창에 이름, 전화번호, 이메일, 재류카드 번호 등 개인정보를 입력하지 마세요.

3. 수집하지 않는 정보

다음은 당사 시스템에서 취급하지 않습니다. 실수로 업로드된 경우 해당 파일은 격리되며 제출 서류에 포함되지 않습니다: 마이넘버(マイナンバー) 및 마이넘버 카드 뒷면／비밀번호 또는 PIN／인터넷 뱅킹 인증 정보／신용카드 전체 정보／임대와 무관한 건강, 종교, 정치적 견해, 범죄 경력 정보. 당사 직원이 이러한 정보를 요청하는 일은 없습니다.

4. 이용 목적

다음 목적으로만 이용합니다: 임대 신청서 작성／매물 입주 조건 확인／관리회사의 심사／임대보증회사의 심사／계약 서류 준비／고객 지원／법령 준수／보안 및 부정 방지／개인정보 관련 요청 처리. 신청 정보를 광고 목적으로 이용하지 않습니다. 신규 매물 안내 수신은 별도의 선택 동의이며 언제든 철회할 수 있습니다. 스마트 검색: 질문을 주거 검색 조건으로 이해하고, 조건에 맞는 매물을 보여 주며, 검색을 이어가거나 다시 볼 수 있도록 기록을 보관합니다. 스마트 검색에 입력한 내용은 광고에 사용하거나 판매하거나 임대 신청 심사에 사용하지 않습니다.

5. 제3자 제공

주거를 찾아 드리기 위해 다음 각 사에 신청 서류를 제공합니다. 이에 대해 별도로 동의하신 경우에 한합니다: 관리회사(管理会社)／임대인(貸主)／임대보증회사(保証会社)／해당하는 경우 사택 대행(社宅代行). 각 제공에는 해당 매물에 대해 수령 측이 실제로 요구하는 항목과 서류만 포함되며, 서류 일체를 보내지 않습니다. 제공할 때마다 무엇을, 누구에게, 언제 제공했는지 기록을 남깁니다. 당사 담당자가 신청 건별로 제공처를 선택하고 그 명칭을 기록합니다. 스마트 검색에 한하여: 질문을 이해하기 위해 입력 내용과 검색 조건을 API를 통해 OpenAI, L.L.C.(미국)(이 기능에 한한 수탁자, 委託先)에 보내며, 데이터는 일본 밖(미국)에서 처리됩니다. 이름, 이메일, 전화번호, 계정 ID는 보내지 않습니다. OpenAI는 이 데이터를 모델 학습에 사용하지 않으며, 부정 이용 탐지를 위해 최대 30일 보관한 뒤 삭제할 수 있습니다. 이 위탁은 일본 개인정보보호법 제28조의 기준에 적합한 체제(基準適合体制, OpenAI와의 데이터 처리 계약)에 근거하며, 요청하시면 해당 조치에 관한 정보를 제공합니다.

6. 데이터 보관 위치

신청 데이터는 두 공급업체의 클라우드 인프라에서 일본 국내(도쿄 리전)에서 저장·처리됩니다.

• Supabase, Inc.(미국) — 데이터베이스와 파일 저장소. 서버는 ap-northeast-1(도쿄) 리전
• Vercel, Inc.(미국) — 웹사이트를 운영하는 서버. hnd1(도쿄) 리전

두 공급업체는 인프라만 제공하며, 이용자의 데이터를 자체 목적으로 열람하거나 이용하지 않습니다. 또한 데이터 보호 조항이 포함된 서비스 계약의 구속을 받습니다. 당사는 이들을 일본 개인정보보호법상의 수탁자(委託先)로 취급하며, 감독할 책임을 집니다.

데이터베이스 백업도 도쿄 리전에 보관됩니다. 당사는 신청 데이터를 해외 서버로 이전하지 않습니다. 스마트 검색에 입력한 내용은 예외로, 제5항에서 설명한 대로 미국의 OpenAI로 보내져 처리됩니다.

두 공급업체의 기술 지원 인력은 일본 밖에 있을 수 있습니다. 감독기관 지침에 따르면, 공급업체가 원칙적으로 데이터에 접근하지 않는 경우에는 외국 제3자 제공에 해당하지 않으며, 지원을 위해 접근할 수 있는 경우에는 해당 국가명과 그 나라의 개인정보 보호 제도를 밝혀야 합니다.

7. 보유 기간

원칙은 간단합니다. 필요한 것만, 필요한 기간 동안만 보관하고, 그 후 삭제합니다.

여권과 재류카드 사진의 용도는 단 하나, 심사하는 측에 신청서를 증명하는 것입니다. 그 일이 끝나면 시스템에 남겨 둘 이유가 없으므로 삭제합니다. 요청하거나 기억하실 필요가 없습니다 — 당사가 일정에 따라 처리합니다.

당사가 보관하는 데이터는 세 층으로 나뉘며, 층마다 보관 기간이 다릅니다.

① 업로드한 서류 사진 — 여권, 재류카드, 학생증, 소득 서류, 송금 영수증 사진.

도중에 서류를 잃지 않습니다. 새 매물에 신청하는 중이면 기간이 처음부터 다시 계산되며, 집을 찾는 동안 서류가 계속 남아 있습니다.

② 매물별 신청 기록 — 어느 매물에, 언제 신청했고, 결과가 어땠는지. 신청 종료 후 180일 보관하여, 이용자나 보증회사가 다시 문의할 때 확인해 드릴 수 있도록 합니다. 이 부분에는 서류 사진이 없습니다 — 위 일정에 따라 이미 삭제되었습니다.

③ 계정의 기본 정보 — 성명, 생년월일, 국적, 이메일, 전화번호, 주소. 계정이 있는 동안 보관하여 처음부터 다시 입력하지 않아도 되도록 합니다. 다음에 돌아오면 로그인만 하면 정보가 그대로 있으며, 서류 사진만 다시 촬영하고 바뀐 부분(현재 거주지, 직장, 임대하려는 매물)만 수정하면 됩니다.

당사가 남겨 두는 두 가지, 그리고 그것이 이용자를 보호하는 방법. 이용자가 동의한 내용의 기록 — 이용자가 허락한 일만 한다는 서면 약속입니다. 신청서를 보낼 때마다의 기록(무엇을, 누구에게, 언제 보냈는지) — 덕분에 신청서가 어디로 갔는지 물으시면 날짜 단위로 정확히 답할 수 있으며, 일본 법률도 최소 3년 보관을 요구합니다. 둘 다 서류 사진을 포함하지 않습니다.

스마트 검색 기록. 로그인한 경우 각 검색 기록은 그 검색에서 마지막으로 질문을 보낸 때로부터 90일 보관된 뒤 자동으로 완전히 삭제됩니다. 로그인하지 않은 경우 기록은 쿠키(유효 기간 30일)로 브라우저에 연결되며 마지막 질문으로부터 30일 보관된 뒤 자동으로 완전히 삭제됩니다. 쿠키를 삭제하면 그 브라우저에서 이전 기록을 볼 수 없지만, 기록은 위 기간에 따라 삭제됩니다. 부정 이용 방지를 위해 검색 횟수 카운터(입력 내용 미포함)만 최대 24시간 보관합니다. 저장한 매물은 기록과 함께 삭제되지 않습니다.

결정은 이용자가 합니다. 일정보다 일찍 삭제하길 원하시면 toanns.work@gmail.com으로 한 줄만 보내 주세요. 신청이 진행 중이더라도 계정 전체를 삭제하고 싶으시면 그것도 가능합니다 — 해당 신청이 중단된다는 점을 알려 드립니다.

8. 이용자의 권리

다음을 요청할 수 있습니다: 당사가 보유한 본인 정보의 열람／잘못된 정보의 정정／불필요해진 정보의 삭제／이용 정지 또는 제3자 제공 정지／동의 철회. toanns.work@gmail.com 으로 요청해 주십시오. 30일 이내에 답변하고 처리합니다. 동의 철회는 그전까지 적법하게 이루어진 처리에는 영향을 미치지 않습니다. 제3자 제공 동의를 철회하시면 임대 절차를 계속할 수 없습니다. 스마트 검색 기록: 개별 검색 또는 전체 기록을 페이지에서 언제든지 직접 삭제할 수 있습니다. 삭제는 숨김이 아니라 당사 시스템에서 완전히 지워지며 복구할 수 없습니다. 저장한 매물은 삭제되지 않습니다. 직접 삭제하지 않으면 기록은 마지막 질문으로부터 90일(로그인 시) 또는 30일(비로그인 시) 보관된 뒤 자동으로 삭제됩니다. 이미 OpenAI에 보낸 내용은 OpenAI의 최대 30일 보관 기간을 따릅니다(제5항).

9. 안전 조치

서류는 공개용 매물 사진과 분리된 비공개 저장 공간에 보관합니다／여권 번호와 재류카드 번호는 암호화합니다／직원 접근에는 2단계 인증이 필요합니다／업로드된 파일은 검사를 거친 후 신청 서류에 편입됩니다.

10. 사고가 발생한 경우

개인정보에 영향을 미치는 사고가 발생하면 당사의 대응 절차에 따라 법령에 따른 보고 및 통지 의무를 이행합니다.

11. 방침의 변경

본 방침을 개정할 수 있습니다. 새 버전에는 버전 번호와 시행일을 명시합니다. 수집 범위 또는 제공처에 영향을 주는 변경 시에는 다시 동의를 받습니다.